CHI SIAMO

Siamo SUNTIMES:: un’agenzia creativa indipendente con sede a Milano e La Spezia, oggi tra le top 10 agenzie creative indipendenti più grandi d’Italia. Un team di 70 persone che ogni giorno lavora con un approccio olistico alla comunicazione, integrando Strategy, Creativity, Content e Media.

Non siamo una semplice agenzia: siamo un partner strategico con un mindset imprenditoriale. Viviamo ogni progetto come se fosse nostro, con proattività, visione e responsabilità. Il nostro mantra? Dare sempre un +1 – qualcosa in più, sempre.

Lavoriamo con brand leader come SMEG, Enervit e Lenovo e costruiamo con loro progetti che hanno un impatto concreto sulle persone e sul business. Crediamo nell’AI come leva di crescita reale per portare l’intelligenza artificiale dentro i processi creativi nostri e dei nostri partner.

IL RUOLO

Stiamo cercando un Office Assistant da inserire all’interno del nostro team Finance, con un ruolo trasversale a supporto della gestione degli uffici e dell’ufficio acquisti.

Sarai il punto di riferimento per l’organizzazione quotidiana degli spazi di lavoro, affiancando anche il team HR nelle attività di supporto alle persone.

COSA FARAI

Area Facilities

- Attività di back office (gestione documentale e archiviazione)

- Accoglienza dei clienti e predisposizione delle sale riunioni

- Gestione delle spedizioni e dei ritiri (prenotazioni, DDT, resi)

- Contatto con i fornitori esterni per la risoluzione di problematiche tecniche, garantendo la corretta funzionalità degli uffici

- Gestione e monitoraggio delle scorte di materiali di consumo, cancelleria e forniture per l’ufficio

- Coordinamento della manutenzione ordinaria e straordinaria degli spazi e delle attrezzature

- Supporto nell’organizzazione logistica di eventi interni, meeting e visite di clienti e fornitori

- Controllo e mantenimento degli archivi, sia fisici che digitali





Ufficio Acquisti

- Supporto all’ufficio acquisti nella gestione degli ordini e nei rapporti con i fornitori

- Richiesta e comparazione di preventivi per la selezione dei fornitori più adatti

- Predisposizione e monitoraggio degli ordini di acquisto (buoni d’ordine, conferme d’ordine)

- Aggiornamento e mantenimento dell’anagrafica fornitori e dell’archivio della contrattualistica di acquisto

Area FInance/HR

- Supporto al team nelle fasi di onboarding e offboarding dei dipendenti (predisposizione di badge e device insieme all’HD)

- Supporto alle attività amministrative

COSA CERCHIAMO

Esperienza

- Gradita precedente esperienza, anche minima, in ruoli di back office, reception o supporto amministrativo

- Interesse per l’ambito acquisti e la gestione dei fornitori

Competenze

- Ottima conoscenza del Pacchetto Office e della suite Google

- Buona conoscenza della lingua inglese

- Curiosità verso gli strumenti digitali e le soluzioni di intelligenza artificiale applicate ai processi di ufficio

Mindset

- Ottime capacità di problem solving

- Proattività ed intraprendenza

- Capacità di team working

- Affidabilità, precisione e puntualità

- Attenzione al dettaglio, utile nella gestione di ordini e fornitori

PERCHÈ SUNTIMES

- Un ruolo dinamico e trasversale in una delle agenzie indipendenti più dinamiche d’Italia.

- Un team di 70 persone con un’identità forte

- Un AI Lab attivo e una cultura interna orientata all’esplorazione e alla sperimentazione creativa.

- Portfolio clienti stimolante, con brand leader in settori diversi.

- Sede nel cuore di Milano sui Navigli e a La Spezia, in uno spazio di lavoro – il SUNSPACE – pensato per ispirare.

- Formazione, eventi, percorsi di crescita professionale e personale.

WHAT WE OFFER

- Tirocinio di 6 mesi (con possibilità di rinnovo)

- Rimborso spese 600€

- Buoni pasto da 7€

- Smartworking 1gg/settimana

📌 Office Assistant (Milano)
🏢 SUNTIMES
📍 Milano