Per la nostra sede di Milano siamo alla ricerca di una figura di Office Manager & Team Assistant / Sales Assistant: un ruolo centrale e trasversale, a diretto contatto con il management, pensato per chi vuole essere un punto di riferimento organizzativo e operativo per tutta l'azienda. Di cosa ti occuperai: 1) Gestione ufficio e facility * Gestione operativa dell'ufficio di Milano (rapporti con la proprietà, acquisti, fornitori) * Coordinamento con la sede di coworking di Roma (gestione contratto e accessi team) * Supporto nella ricerca di nuovi spazi ufficio 2) Amministrazione e finance * Gestione pagamenti aziendali (stipendi, fornitori, adempimenti) tramite bonifici, carte di credito e home banking, con relativo rapporto con la banca * Elaborazione mensile delle note spese aziendali * Supporto amministrativo per il rinnovo di documentazione societaria (es. CCIAA, DURC, visura camerale, assicurazioni) e adempimenti vari, in coordinamento con lo studio fiscale 3) Eventi e comunicazione interna * Organizzazione di piccoli eventi aziendali e team building (acquisti, logistica, catering, prenotazione spazi) * Gestione delle comunicazioni interne al team (canali aziendali, avvisi, informazioni) 4) Qualità, sicurezza e compliance * Supporto al Responsabile Qualità per la preparazione di documenti e processi in vista degli audit ISO **** * Ruolo di Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS): organizzazione corsi di formazione, supporto rinnovo DVR, coordinamento visite mediche del team * Supporto a procedure e reportistica di Gruppo (es. raccolta dati CSR/ESG) * Punto di contatto per il team italiano su:



o Onboarding e offboarding dei dipendenti (dotazioni, policy aziendali e di sicurezza) o Coordinamento con l'IT internazionale per la gestione delle dotazioni tecnologiche o Rapporti con fornitori di hardware e telefonia o Gestione del welfare aziendale e delle piattaforme dedicate (buoni pasto, fondi sanitari e assistenziali) o Fleet management: gestione del parco auto aziendale (assegnazione, manutenzione, contratti, sinistri) o Prenotazione di trasferte e gestione delle relative note spese dove richiesto * Organizzazione dell'agenda del management * Supporto all'aggiornamento dei contatti clienti/prospect e alle attività di recall su campagne marketing (tramite CRM) * Elaborazione e gestione della documentazione per qualifiche fornitori e contratti clienti * Elaborazione, revisione e pubblicazione della documentazione necessaria alla partecipazione a gare con clienti pubblici e privati, nel rispetto delle scadenze Formazione ed esperienza: * Laurea o diploma (in ambito economico, giuridico o linguistico è un plus, ma non essenziale dato il profilo trasversale del ruolo) * Esperienza di almeno 3 anni in ruoli analoghi (Office Manager, Executive/Team Assistant, Administrative Assistant)



* Pregressa esperienza in contesti aziendali dinamici o di consulenza è un plus * Buona conoscenza della lingua inglese (scritto e parlato) * Conoscenza del francese come plus * Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) * Familiarità con piattaforme di home banking * Gradita esperienza con CRM * Gradita conoscenza base di contabilità/note spese Ulteriori caratteristiche: * Disponibilità a lavorare in sede a Milano almeno 3/4 giorni a settimana * Ottime capacità organizzative, precisione e autonomia nella gestione di attività diverse e in parallelo * Spirito di collaborazione e attitudine multidisciplinare, capacità di lavorare con interlocutori diversi (management, team, fornitori, clienti) * Naturale predisposizione all'accoglienza e attenzione al dettaglio nella gestione dell'ufficio Ulteriori informazioni Lavorando in Sia troverai: * Un percorso di carriera agile e meritocratico, basato sulle performance * Un ambiente di lavoro realmente internazionale, dove collaborerai con i data hub degli altri uffici dislocati su scala globale all'interno di Team multidisciplinari * Una continuacrescita eun forte spirito imprenditoriale * Un rapporto diretto con il top management interno e dei nostri clienti * Un luogo che abbraccia la concezione dilavoro flessibile e fa propri valori come la fiducia, l'autonomia e il rispetto tra le persone * Un ambientedove la diversità e l'inclusività sono il fulcro di ciò che siamo e di come lavoriamo #J-*****-Ljbffr

📌 Office Manager & Sales Assistant (Milano)
🏢 Sia Partners
📍 Milano