pb Descrizione azienda /bp Per prestigiosa b Family Company /b che sviluppa progetti immobiliari siamo alla ricerca di un/a b Assistant Office Support /b che sarà responsabile di fornire supporto organizzativo, amministrativo e operativo alla Direzione e alle diverse funzioni aziendali, contribuendo al corretto funzionamento dell'ufficio e garantendo un'efficace gestione delle attività quotidiane. /pp La preghiamo di leggere attentamente la seguente descrizione del lavoro per assicurarsi di essere la persona giusta per questo ruolo prima di candidarsi. brpb Posizione /b /pp Il ruolo combina attività di segreteria, organizzazione, front office e supporto amministrativo. /p pb1.Supporto alle Direzioni: /b /pp·Gestione dell'agenda, degli appuntamenti e delle riunioni del management; /pp·Organizzazione di trasferte, prenotazioni e itinerari di viaggio; /pp·Gestione della corrispondenza, delle telefonate e delle comunicazioni istituzionali; /pp·Monitoraggio delle scadenze e follow-up delle attività assegnate; /pp·Supporto al CEO nell’organizzazione di meeting interni ed esterni tra le varie direzioni o terze parti (fornitori, comuni, consulenti, ecc.); /pp·Fornire supporto amministrativo generale ai membri delle varie direzioni secondo necessità; /pp·Supporto nel monitoraggio delle scadenze dei progetti e gestione del calendario per aiutare a garantire che le attività procedano secondo i tempi previsti. /p pb2.Segreteria e Office Management /b /pp·Accoglienza di clienti, consulenti e fornitori; /pp·Gestione del centralino e della posta elettronica; /pp·Gestione e approvvigionamento delle forniture di cancelleria e materiali d’ufficio con conseguente elaborazione degli ordini secondo necessità; /pp·Organizzazione di viaggi, trasferte e appuntamenti per il personale, inclusa la prenotazione di alloggi e mezzi di trasporto; /pp·Coordinamento delle attività di segreteria generale (gestione della posta ordinaria, PEC, corrieri e spedizioni ricezione posta, preparazione documenti, ecc.).



/p pb3.Attività Amministrative a supporto della Direzione Corporate: /b /pp·Assistenza nella gestione dei documenti e archiviazione; /pp·Assistere nella gestione del ciclo passivo e dello scadenziario periodico; /pp·Supporto nelle attività di compliance e coordinamento con l’ufficio legale e HR per la gestione di pratiche aziendali; /pp·Collaborazione con l'area Finance per attività amministrative di base (ritenute da versare, ecc.); /pp·Supporto nella raccolta della documentazione necessaria per audit, compliance e verifiche interne e/o esterne. /p pb4.Supporto HR Employee Services /b /pp·Gestione operativa del processo di onboarding dei nuovi assunti, predisponendo la documentazione amministrativa e il materiale necessario per l'ingresso in azienda; /pp·Preparazione e consegna del kit di benvenuto e della dotazione aziendale (badge, chiavi, dispositivi DPI, cancelleria e altro materiale operativo), coordinandosi con le funzioni competenti; /pp·Supporto operativo alle attività di offboarding, predisponendo la documentazione di uscita e coordinando il ritiro della dotazione aziendale (PC, telefoni, badge, chiavi, carte carburante e altro materiale aziendale), verificandone la corretta restituzione; /pp·Gestione degli ordini e della distribuzione dei buoni pasto (elettronici), mantenendo i rapporti con il fornitore e verificando la corretta assegnazione ai dipendenti; /pp·Supporto nella gestione delle anagrafiche del personale e nell'aggiornamento della documentazione amministrativa; /pp·Coordinamento con le funzioni HR,



Finance e IT per garantire il corretto svolgimento delle attività di ingresso e uscita del personale; /pp·Archiviazione e conservazione della documentazione del personale nel rispetto delle procedure aziendali e della normativa sulla privacy; /pp·Supporto organizzativo per eventi aziendali, riunioni, corsi di formazione e iniziative interne. /p pb5.Supporto Salute e Sicurezza sul Lavoro /b /pp·Collaborare con il Datore di Lavoro ed il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) nella gestione degli adempimenti previsti dal D.Lgs. 81/2008; /pp·Supportare il monitoraggio delle scadenze relative a formazione, visite mediche, idoneità sanitarie, verifiche periodiche e manutenzioni obbligatorie; /pp·Predisporre e aggiornare la documentazione amministrativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro; /pp·Gestire l'archiviazione e la distribuzione della documentazione di sicurezza (DVR, DUVRI, piani di emergenza, procedure, verbali, ecc.); /pp·Supportare l'organizzazione dei corsi di formazione obbligatoria e dei relativi registri delle presenze; /pp·Collaborare nella gestione dei dispositivi di protezione individuale (DPI), monitorandone consegne, sostituzioni e relative registrazioni; /pp·Collaborare con l'RSPP, il Medico Competente e i consulenti esterni nella pianificazione delle attività di prevenzione e protezione; /p pb Requisiti /b /pulli Esperienza anche breve in ruoli di office support, reception e segreteria. /lili Buona padronanza del Pacchetto Office (Word, Excel) e familiarità con l'uso dei principali strumenti informatici. /lili Buona conoscenza della lingua inglese: scritta e parlata. /lili Capacità organizzative, attitudine al problem solving, puntualità e riservatezza. /li /ul pb Altre informazioni /b /pulli Contratto a tempo Indeterminato /lili CCNL Commercio, b Ral di 24.000 euro TK Restaurant 8 euro /b /lili Coperture Assicurative Integrative /lili Lavoro da remoto: non previsto. xrdbqlu /li /ul pb Sede /b /pp Milano: comodamente raggiungibile con i mezzi. /p /p /p

📌 Assistant & Office Support - Family Company (Milano)
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