JLL empowers you to shape a brighter way. Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.

Whether you've got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you're looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward. We are looking for a Facilities Manager for our Integrated Facility Management business line on our Amazon account dedicated team.

Role Purpose The Facilities Manager (FM) is responsible for managing all aspects of facilities service as detailed in the scope of works section of the contract and will report to the Senior Facilities Manager or Regional FM. In this capacity, the role holder will be the person responsible for service delivery at specified locations, measured by contractual KPIs or SLAs. The role has functional accountability for an assigned sector of Client Sites, with responsibility for all aspects of client and tenant satisfaction.

The FM works directly with the local client to ensure thorough understanding of their objectives and the implementation of acceptable property-specific operating strategies that achieve required standards. Once developed, the FM oversees the implementation of all approved initiatives and programs by managing and coordinating the efforts of the FM team (including direct reports, service providers, contractors, and building employees) to achieve goals. The FM represents Jones Lang LaSalle in the local and regional business and real estate community to promote Jones Lang LaSalle's reputation and capabilities to prospective tenants and clients.

What this job involves Communication with Site Leadership team (Country Manager, HR, Finance Legal, IT etc.)

Preparation and distribution of Quarterly/Annual Business Review (QBR/ABR) information to client's satisfaction

Procurement of goods and services for client's buildings utilizing Jones Lang LaSalle sourcing teams

Hold regular meetings with Landlord, ensuring that terms of lease are being provided to client (e.g. external maintenance, central plant management)

Space evaluation and planning, updating of floor plans using client's architect partners

Responsibility for meeting KPIs and SLAs defined within the contract

Project Management during built-out phases, liaising with architects/landlords, organizing work schedules

Coach and guide all project teams (sub-contractors, maintenance engineers and commissioning engineers) throughout full project lifecycles

Site Inspections (with other members of Facility Team): daily cleaning, heating, ventilation, air conditioning, landscaping (when present)

Ensure that contracted resources deliver work to meet duration and quality targets, addressing and ensuring the correction of under-performance issues

Establish and operate the information systems necessary for effective scheduling and recording of contract work

Processing and controlling of invoices and work orders, opening and monitoring budgets in the financial system (Oracle), preparing and updating forecasts

Oversee and follow up on all technical maintenance for installations (AC/heating/fire extinguishing system, electrical installations etc.)

Negotiate, renegotiate and maintain contracts with vendors in alignment with the procurement team

Planning and budgeting of internal fit out works and technical installations

Purchasing of furniture, organization of internal departmental office/space moves

Manage a team of receptionists and an Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator, including allocating resource, delegating workload, ensuring adherence to best practices (roles not present on every site)

General administration of department (holidays, training, performance reviews etc.)

Guarantee safety standards in compliance with EHS policies and strategies by monitoring the following activities: Management of assets, systems and procedures according to local legislation (TU 81/08) in collaboration with the FMs, RSPP JLL and the reference account for all sites in the assigned country





Preparation and updating in agreement with the EHS manager of the safety documentation for the services provided both ordinary and extra works (DUVRI) and evacuation plan

Coordinate the recruitment campaign and training for the first aid and firefighting teams

Coordinate site evacuation drills

Point of Contact for security/alarm responding

Deputise/provide cover for Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator when appropriate

All additional duties commensurate to the level of the role

Sounds like you? Ideally 6+ years of experience in Facilities Management role within a large commercial organization

Experience of owning facilities contracts and supplier/contractor management

Experience with EU Facility legislation and governing bodies

Quality Assurance knowledge and experience desirable

Fluency in local language and English essential

Customer focused

Assertive

Possess cultural awareness and sensitivity

Decision making/complex problem solving: Proactively gathers information from appropriate sources

Probes/considers all of the facts

Considers other perspectives

Refers to long term plans and goals, draws sound inferences

Prioritizes key factors

Acts decisively, promptly and confidently

Able to operate with limited guidance

Excellent verbal and written communication

Strong communication skills, leadership, teamwork, analysis, judgment and customer focus

Planning and organizing: Able to evaluate priorities and re-juggle as appropriate

Able to resolve conflict and communicate intentions clearly

Deliver on time and with high quality results A self-starter who possesses intellectual curiosity A proven team player at ease with sleeves rolled up approach

Spreadsheets and word processing

High level of IT literacy

Stiamo cercando una figura di Facilities Manager per la nostra linea di business Integrated Facility Management nel team dedicato all'account Amazon. Scopo del Ruolo La figura di Facilities Manager (FM) è responsabile della gestione di tutti gli aspetti del servizio facility come dettagliato nella sezione dedicata all'ambito dei lavori del contratto e riporterà al Senior Facilities Manager o al Regional FM. In questa veste, la persona sarà responsabile dell'erogazione del servizio nelle location specificate, misurato attraverso KPI contrattuali o SLA.

Il ruolo ha responsabilità funzionale per un settore assegnato dei Client Sites ed è responsabile di tutti gli aspetti relativi alla soddisfazione di clienti e tenant. La figura di FM lavora direttamente con il cliente locale per garantire una comprensione approfondita dei loro obiettivi e l'implementazione di strategie operative specifiche per ciascuna proprietà che raggiungano gli standard richiesti. Una volta sviluppate, il FM supervisiona l'implementazione di tutte le iniziative e i programmi approvati, gestendo e coordinando gli sforzi del team FM (inclusi collaboratori diretti, fornitori di servizi, appaltatori e dipendenti del building) per raggiungere gli obiettivi.

Il FM rappresenta Jones Lang LaSalle nella comunità aziendale e immobiliare locale e regionale per promuovere la reputazione e le capacità di Jones Lang LaSalle presso potenziali tenant e clienti.

Cosa comporta questo lavoro Comunicazione con il Site Leadership team (Country Manager, HR, Finance Legal, IT ecc.)

Preparazione e distribuzione delle informazioni relative alle Quarterly/Annual Business Review (QBR/ABR) secondo le aspettative del cliente

Approvvigionamento di beni e servizi per gli edifici del cliente utilizzando i team di sourcing di Jones Lang LaSalle

Tenere riunioni regolari con il Landlord, assicurando che i termini del contratto di locazione siano rispettati per il cliente (es. manutenzione esterna, gestione impianti centrali)

Valutazione e pianificazione degli spazi, aggiornamento delle planimetrie utilizzando i partner architetti del cliente

Responsabilità per il raggiungimento dei KPI e degli SLA definiti nel contratto

Project Management durante le fasi di allestimento,



interfacciandosi con architetti/landlord, organizzando le pianificazioni dei lavori

Guidare e supportare tutti i team di progetto (subappaltatori, tecnici di manutenzione e tecnici di commissioning) durante l'intero ciclo di vita del progetto

Ispezioni del sito (con altri membri del Facility Team): pulizia quotidiana, riscaldamento, ventilazione, aria condizionata, paesaggistica (quando presente)

Garantire che le risorse contrattuali consegnino il lavoro rispettando i target di durata e qualità, affrontando e assicurando la correzione di problemi di sottoperformance

Stabilire e gestire i sistemi informativi necessari per una pianificazione e registrazione efficace dei lavori contrattuali

Elaborazione e controllo di fatture e ordini di lavoro, apertura e monitoraggio dei budget nel sistema finanziario (Oracle), preparazione e aggiornamento delle previsioni

Supervisionare e seguire tutta la manutenzione tecnica per gli impianti (climatizzazione/riscaldamento/sistema antincendio, impianti elettrici ecc.)

Negoziare, rinegoziare e mantenere contratti con i fornitori in allineamento con il team procurement

Pianificazione e budgeting di lavori di allestimento interno e installazioni tecniche

Acquisto di arredi, organizzazione di traslochi interni di uffici/spazi dipartimentali

Gestire un team di receptionist e un Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator, inclusa l'allocazione delle risorse, la delega del carico di lavoro, garantendo l'aderenza alle best practice (ruoli non presenti in ogni sede)

Amministrazione generale del dipartimento (ferie, formazione, valutazioni delle performance ecc.)

Garantire standard di sicurezza in conformità con le politiche e strategie EHS monitorando le seguenti attività: Gestione di asset, sistemi e procedure secondo la legislazione locale (TU 81/08) in collaborazione con i FM, RSPP JLL e l'account di riferimento per tutte le sedi nel paese assegnato

Preparazione e aggiornamento in accordo con il responsabile EHS della documentazione di sicurezza per i servizi forniti sia lavori ordinari che straordinari (DUVRI) e piano di evacuazione

Coordinare la campagna di reclutamento e formazione per i team di primo soccorso e antincendio

Coordinare le esercitazioni di evacuazione del sito

Punto di Contatto per risposta a sicurezza/allarmi

Sostituire/fornire copertura per Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator quando appropriato

Tutti i compiti aggiuntivi commisurati al livello del ruolo

Ti riconosci in questo profilo? Idealmente 6+ anni di esperienza nel ruolo di Facilities Management all'interno di una notevole organizzazione commerciale

Esperienza nella gestione di contratti facility e nella gestione di fornitori/appaltatori

Esperienza con la legislazione UE sulle Facility e gli enti di governo

Conoscenza ed esperienza di Quality Assurance desiderabili

Conoscenza fluente della lingua locale e dell'inglese essenziale

Orientamento al cliente

Assertività

Possedere consapevolezza culturale e sensibilità

Decision making/risoluzione di problemi complessi: Raccoglie proattivamente informazioni da fonti appropriate

Esamina/considera tutti i fatti

Considera altre prospettive

Si riferisce a piani e obiettivi a lungo termine, trae inferenze solide

Stabilisce priorità tra i fattori chiave

Agisce con decisione, prontezza e fiducia

Capacità di operare con guida limitata

Eccellenti capacità di comunicazione verbale e scritta

Forti competenze di comunicazione, leadership, lavoro di squadra, analisi, giudizio e focus sul cliente

Pianificazione e organizzazione: Capacità di valutare le priorità e riorganizzarle come appropriato

Capacità di risolvere conflitti e comunicare intenzioni chiaramente

Consegnare puntualmente e con risultati di alta qualità

Persona proattiva che possiede curiosità intellettuale

Team player comprovato a proprio agio con un approccio pratico e operativo

Fogli di calcolo e elaborazione testi

Alto livello di alfabetizzazione informatica

Estimated compensation for this position: 40.900 – 51.100 EUR per year

Estimated compensation for this position: 40,900.00 – 51,100.00 EUR per year

Location: On-site –Milano, ITA

Jones Lang LaSalle ("JLL") is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.

📌 Facilities Manager (Roma)
🏢 Settore immobiliare
📍 Roma