ppJLL empowers you to shape a brighter way. Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward. We are looking for a Facilities Manager for our Integrated Facility Management business line on our Amazon account dedicated team. /ph3Role Purpose /h3pThe Facilities Manager (FM) is responsible for managing all aspects of facilities service as detailed in the scope of works section of the contract and will report to the Senior Facilities Manager or Regional FM. In this capacity, the role holder will be the person responsible for service delivery at specified locations, measured by contractual KPIs or SLAs. The role has functional accountability for an assigned sector of Client Sites, with responsibility for all aspects of client and tenant satisfaction. The FM works directly with the local client to ensure thorough understanding of their objectives and the implementation of acceptable property-specific operating strategies that achieve required standards. Once developed, the FM oversees the implementation of all approved initiatives and programs by managing and coordinating the efforts of the FM team (including direct reports, service providers, contractors, and building employees) to achieve goals. The FM represents Jones Lang LaSalle in the local and regional business and real estate community to promote Jones Lang LaSalle's reputation and capabilities to prospective tenants and clients. /ph3What this job involves /h3ulliCommunication with Site Leadership team (Country Manager, HR, Finance Legal, IT etc.) /liliPreparation and distribution of Quarterly/Annual Business Review (QBR/ABR) information to client's satisfaction /liliProcurement of goods and services for client's buildings utilizing Jones Lang LaSalle sourcing teams /liliHold regular meetings with Landlord, ensuring that terms of lease are being provided to client (e.g. external maintenance, central plant management) /liliSpace evaluation and planning, updating of floor plans using client's architect partners /liliResponsibility for meeting KPIs and SLAs defined within the contract /liliProject Management during built-out phases, liaising with architects/landlords, organizing work schedules /liliCoach and guide all project teams (sub-contractors, maintenance engineers and commissioning engineers) throughout full project lifecycles /liliSite Inspections (with other members of Facility Team): daily cleaning, heating, ventilation, air conditioning, landscaping (when present) /liliEnsure that contracted resources deliver work to meet duration and quality targets, addressing and ensuring the correction of under-performance issues /liliEstablish and operate the information systems necessary for effective scheduling and recording of contract work /liliProcessing and controlling of invoices and work orders, opening and monitoring budgets in the financial system (Oracle), preparing and updating forecasts /liliOversee and follow up on all technical maintenance for installations (AC/heating/fire extinguishing system, electrical installations etc.) /liliNegotiate, renegotiate and maintain contracts with vendors in alignment with the procurement team /liliPlanning and budgeting of internal fit out works and technical installations /liliPurchasing of furniture, organization of internal departmental office/space moves /liliManage a team of receptionists and an Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator, including allocating resource, delegating workload, ensuring adherence to best practices (roles not present on every site) /liliGeneral administration of department (holidays, training, performance reviews etc.) /liliGuarantee safety standards in compliance with EHS policies and strategies by monitoring the following activities: Management of assets, systems and procedures according to local legislation (TU 81/08) in collaboration with the FMs,



RSPP JLL and the reference account for all sites in the assigned country /liliPreparation and updating in agreement with the EHS manager of the safety documentation for the services provided both ordinary and extra works (DUVRI) and evacuation plan /liliCoordinate the recruitment campaign and training for the first aid and firefighting teams /liliCoordinate site evacuation drills /liliPoint of Contact for security/alarm responding /liliDeputise/provide cover for Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator when appropriate /liliAll additional duties commensurate to the level of the role /li /ulh3Sounds like you? /h3ulliIdeally 6+ years of experience in Facilities Management role within a large commercial organization /liliExperience of owning facilities contracts and supplier/contractor management /liliExperience with EU Facility legislation and governing bodies /liliQuality Assurance knowledge and experience desirable /liliFluency in local language and English essential /liliCustomer focused /liliAssertive /liliPossess cultural awareness and sensitivity /liliDecision making/complex problem solving: Proactively gathers information from appropriate sources /liliProbes/considers all of the facts /liliConsiders other perspectives /liliRefers to long term plans and goals, draws sound inferences /liliPrioritizes key factors /liliActs decisively, promptly and confidently /liliAble to operate with limited guidance /liliExcellent verbal and written communication /liliStrong communication skills, leadership, teamwork, analysis, judgment and customer focus /liliPlanning and organizing: Able to evaluate priorities and re-juggle as appropriate /liliAble to resolve conflict and communicate intentions clearly /liliDeliver on time and with high quality results /liliA self-starter who possesses intellectual curiosity /liliA proven team player at ease with sleeves rolled up approach /liliSpreadsheets and word processing /liliHigh level of IT literacy /li /ulpStiamo cercando una figura di Facilities Manager per la nostra linea di business Integrated Facility Management nel team dedicato all'account Amazon. Scopo del Ruolo La figura di Facilities Manager (FM) è responsabile della gestione di tutti gli aspetti del servizio facility come dettagliato nella sezione dedicata all'ambito dei lavori del contratto e riporterà al Senior Facilities Manager o al Regional FM. In questa veste, la persona sarà responsabile dell'erogazione del servizio nelle location specificate, misurato attraverso KPI contrattuali o SLA. Il ruolo ha responsabilità funzionale per un settore assegnato dei Client Sites ed è responsabile di tutti gli aspetti relativi alla soddisfazione di clienti e tenant. La figura di FM lavora direttamente con il cliente locale per garantire una comprensione approfondita dei loro obiettivi e l'implementazione di strategie operative specifiche per ciascuna proprietà che raggiungano gli standard richiesti. Una volta sviluppate, il FM supervisiona l'implementazione di tutte le iniziative e i programmi approvati, gestendo e coordinando gli sforzi del team FM (inclusi collaboratori diretti, fornitori di servizi, appaltatori e dipendenti del building) per raggiungere gli obiettivi. Il FM rappresenta Jones Lang LaSalle nella comunità aziendale e immobiliare locale e regionale per promuovere la reputazione e le capacità di Jones Lang LaSalle presso potenziali tenant e clienti. /ph3Cosa comporta questo lavoro /h3ulliComunicazione con il Site Leadership team (Country Manager, HR, Finance Legal, IT ecc.) /liliPreparazione e distribuzione delle informazioni relative alle Quarterly/Annual Business Review (QBR/ABR) secondo le aspettative del cliente /liliApprovvigionamento di beni e servizi per gli edifici del cliente utilizzando i team di sourcing di Jones Lang LaSalle /liliTenere riunioni regolari con il Landlord, assicurando che i termini del contratto di locazione siano rispettati per il cliente (es. manutenzione esterna, gestione impianti centrali) /liliValutazione e pianificazione degli spazi, aggiornamento delle planimetrie utilizzando i partner architetti del cliente /liliResponsabilità per il raggiungimento dei KPI e degli SLA definiti nel contratto /liliProject Management durante le fasi di allestimento, interfacciandosi con architetti/landlord,



organizzando le pianificazioni dei lavori /liliGuidare e supportare tutti i team di progetto (subappaltatori, tecnici di manutenzione e tecnici di commissioning) durante l'intero ciclo di vita del progetto /liliIspezioni del sito (con altri membri del Facility Team): pulizia quotidiana, riscaldamento, ventilazione, aria condizionata, paesaggistica (quando presente) /liliGarantire che le risorse contrattuali consegnino il lavoro rispettando i target di durata e qualità, affrontando e assicurando la correzione di problemi di sottoperformance /liliStabilire e gestire i sistemi informativi necessari per una pianificazione e registrazione efficace dei lavori contrattuali /liliElaborazione e controllo di fatture e ordini di lavoro, apertura e monitoraggio dei budget nel sistema finanziario (Oracle), preparazione e aggiornamento delle previsioni /liliSupervisionare e seguire tutta la manutenzione tecnica per gli impianti (climatizzazione/riscaldamento/sistema antincendio, impianti elettrici ecc.) /liliNegoziare, rinegoziare e mantenere contratti con i fornitori in allineamento con il team procurement /liliPianificazione e budgeting di lavori di allestimento interno e installazioni tecniche /liliAcquisto di arredi, organizzazione di traslochi interni di uffici/spazi dipartimentali /liliGestire un team di receptionist e un Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator, inclusa l'allocazione delle risorse, la delega del carico di lavoro, garantendo l'aderenza alle best practice (ruoli non presenti in ogni sede) /liliAmministrazione generale del dipartimento (ferie, formazione, valutazioni delle performance ecc.) /liliGarantire standard di sicurezza in conformità con le politiche e strategie EHS monitorando le seguenti attività: Gestione di asset, sistemi e procedure secondo la legislazione locale (TU 81/08) in collaborazione con i FM, RSPP JLL e l'account di riferimento per tutte le sedi nel paese assegnato /liliPreparazione e aggiornamento in accordo con il responsabile EHS della documentazione di sicurezza per i servizi forniti sia lavori ordinari che straordinari (DUVRI) e piano di evacuazione /liliCoordinare la campagna di reclutamento e formazione per i team di primo soccorso e antincendio /liliCoordinare le esercitazioni di evacuazione del sito /liliPunto di Contatto per risposta a sicurezza/allarmi /liliSostituire/fornire copertura per Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator quando appropriato /liliTutti i compiti aggiuntivi commisurati al livello del ruolo /li /ulh3Ti riconosci in questo profilo? /h3ulliIdealmente 6+ anni di esperienza nel ruolo di Facilities Management all'interno di una notevole organizzazione commerciale /liliEsperienza nella gestione di contratti facility e nella gestione di fornitori/appaltatori /liliEsperienza con la legislazione UE sulle Facility e gli enti di governo /liliConoscenza ed esperienza di Quality Assurance desiderabili /liliConoscenza fluente della lingua locale e dell'inglese essenziale /liliOrientamento al cliente /liliAssertività /liliPossedere consapevolezza culturale e sensibilità /liliDecision making/risoluzione di problemi complessi: Raccoglie proattivamente informazioni da fonti appropriate /liliEsamina/considera tutti i fatti /liliConsidera altre prospettive /liliSi riferisce a piani e obiettivi a lungo termine, trae inferenze solide /liliStabilisce priorità tra i fattori chiave /liliAgisce con decisione, prontezza e fiducia /liliCapacità di operare con guida limitata /liliEccellenti capacità di comunicazione verbale e scritta /liliForti competenze di comunicazione, leadership, lavoro di squadra, analisi, giudizio e focus sul cliente /liliPianificazione e organizzazione: Capacità di valutare le priorità e riorganizzarle come appropriato /liliCapacità di risolvere conflitti e comunicare intenzioni chiaramente /liliConsegnare puntualmente e con risultati di alta qualità /liliPersona proattiva che possiede curiosità intellettuale /liliTeam player comprovato a proprio agio con un approccio pratico e operativo /liliFogli di calcolo e elaborazione testi /liliAlto livello di alfabetizzazione informatica /li /ulpEstimated compensation for this position: 40.900 – 51.100 EUR per year /ppEstimated compensation for this position: 40,900.00 – 51,100.00 EUR per year /ppLocation: On-site –Milano, ITA /ppJones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities. /p /p #J-18808-Ljbffr

📌 Facilities Manager (Italia)
🏢 Jones Lang Lasalle
📍 Italia