Per la nostra sede di Milano, siamo alla ricerca di un/a Executive Assistant & Office Support per sostituzione maternità.

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La risorsa fornirà supporto organizzativo, amministrativo e operativo di alto livello all’AD e al Division Director LSE, contribuendo al contempo alla gestione efficiente dei servizi generali e delle attività di office management.

ATTIVITA’ DI EXECUTIVE ASSISTANT

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- Gestire il filtro e lo smistamento delle chiamate in entrata, organizzando la disponibilità dei referenti tramite strumenti digitali di calendario condiviso (es. Outlook, Teams).

- Organizzare in autonomia le trasferte aziendali, includendo prenotazioni di voli, treni, hotel e auto a noleggio, con invio dei biglietti digitali e preparazione di travel kit personalizzati (itinerari, contatti utili, mappe, documenti).

- Curare la pianificazione e l’aggiornamento continuo del calendario elettronico, garantendo precisione e tempestività.

- Gestire l’iscrizione e la partecipazione a eventi aziendali, fiere, webinar e incontri commerciali, anche tramite piattaforme online.

- Produrre documentazione in formato digitale e cartaceo, inclusa la rilegatura di brochure, la redazione di testi, lettere di trasmissione e la formattazione di documenti.

SERVIZI GENERALI/OFFICE MANAGEMENT

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- Gestione del centralino, smistando le chiamate in entrata.

- Supervisione e dello smistamento di posta e pacchi aziendali, garantendo un flusso ordinato e puntuale.

- Accoglienza qualificato di clienti, ospiti e staff internazionale, assicurando un’esperienza positiva e coerente con l’immagine aziendale.





- Prenotazione e dell’allestimento delle sale riunioni, verificando la disponibilità di materiali e il comfort degli ambienti (notebook, penne, acqua, snack).

- Gestione approvvigionamenti (cancelleria, DPI, rifornimenti per la caffetteria, ecc.), della valutazione dei fornitori, del monitoraggio delle scorte e dell’organizzazione degli spazi di stoccaggio.

- Gestione delle spedizioni tramite pony express e corrieri, occupandosi della prenotazione e del monitoraggio delle consegne.

- Fornire supporto allo staff nell’organizzazione di seminar lunch ed eventi interni, inclusa la gestione del catering.

- Curare le convenzioni travel con hotel, compagnie aeree e altri fornitori, mantenendole aggiornate e funzionali.

- Supportare l’organizzazione dei viaggi e delle prenotazioni per nuovi ingressi e stagisti, facilitando il processo di onboarding.

- Supervisionare la manutenzione degli spazi aziendali e il servizio di pulizie, garantendo ordine, decoro e funzionalità degli ambienti.

- Collaborare all’organizzazione di eventi aziendali, sia interni che esterni, gestendo gli aspetti logistici e operativi.

- Gestione assegnazione di badge aziendali e armadietti personali (locker), assicurando un accesso controllato e sicuro.

Requisiti e competenze

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- Diploma o Laurea in ambito economico, linguistico o affine.





- Almeno 3 anni di esperienza in ruoli analoghi, preferibilmente in contesti strutturati o internazionali.

- Buona conoscenza della lingua inglese.

- Solida esperienza nella gestione di agende complesse, trasferte, eventi e fornitori.

- Ottima padronanza del pacchetto Microsoft 365 e degli strumenti di calendarizzazione e videoconferenza.

- Familiarità con piattaforme per prenotazioni viaggi, spedizioni e gestione approvvigionamenti.

- Competenze nella gestione documentale e nell’organizzazione logistica di eventi.

- Eccellenti capacità organizzative, precisione e attenzione ai dettagli.

- Proattività, flessibilità e spiccato problem solving.

- Ottime doti relazionali, comunicative e capacità di interfacciarsi con interlocutori diversi.

- Riservatezza, affidabilità e orientamento alla qualità del servizio.

CCNL Applicato : Terziario H011

Come parte del nostro pacchetto retributivo, offriamo Wellhub, la piattaforma globale per il benessere che dà accesso a palestre, corsi fitness, servizi digitali e app per la salute e il wellbeing.

Deerns è un’azienda certificata Great Place to Work® Italia (2025–2026) .

Deerns Italia S.p.A. sostiene le pari opportunità lavorative garantendo un ambiente inclusivo e si impegna a combattere tutte le forme di discriminazione. xysqume Pertanto, l’integrazione nel nostro team è volta a tutte le persone senza alcuna distinzione di genere, nazionalità, orientamento sessuale, disabilità o età.

I nostri valori comprendono il rispetto, l’integrità, l’innovazione e l’inclusione.

I dati personali saranno trattati in conformità alle disposizioni contenute nel regolamento UE 2016/679.

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📌 Executive Assistant & Office Support (sostituzione maternità) (Milano)
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📍 Milano