Stiamo cercando una figura qualificata per il ruolo di **Segretario/a Specializzato/a nella Documentazione Aziendale Riservata e Supporto Amministrativo Legale**.
La persona selezionata opererà a stretto contatto con il **Team Legale**, supportando le attività amministrative, documentali e di coordinamento, contribuendo alla continuità operativa e al miglioramento dei processi interni, anche in collaborazione con sistemi di automazione basati su intelligenza artificiale. **Responsabilità principaliGestione PEC e comunicazioni ufficiali**
- Gestione delle PEC aziendali in arrivo: verifica del contenuto, classificazione e inoltro ai dipartimenti competenti.
- Coordinamento per assicurare coerenza tra PEC e attività sviluppate tramite tool digitali.
- Smistamento, monitoraggio, archiviazione e gestione delle scadenze collegate alle comunicazioni ufficiali. **Supervisione dei processi automatizzati e flussi AI**
- Controllo quotidiano dei processi automatizzati dall'intelligenza artificiale.
- Verifica dell’allineamento tra PEC ricevute e task generati tramite tool digitali.
- Escalation e segnalazione di anomalie o discrepanze. **Supporto amministrativo-legale**
- Raccolta di informazioni e documentazione dai reparti interni in relazione a richieste legali o aziendali.
- Compilazione di modelli legali standard, previa disponibilità e verifica delle informazioni necessarie.
- Supporto alla gestione delle scadenze legali e gestione delle task generate da un tool digitale. **Gestione documentale e archiviazione**
- Archiviazione e organizzazione di documenti digitali e fisici (Google Drive, ClickUp, App aziendali).
- Creazione di report relativi alle PEC,



monitoraggio dei flussi di lavoro e dei rapporti giuridici.
- Assicurare un sistema di archiviazione sicuro, strutturato e facilmente accessibile. **Supporto di segreteria aziendale**
- Supporto allo Studio legale esterno per la raccolta e il completamento delle delibere del Consiglio di Amministrazione / General Manager.
- Coordinamento amministrativo con consulenti esterni (raccolta materiale informativo, invio feedback interni, follow-up). **Misurazione delle prestazioni** La valutazione della performance si baserà su indicatori qualitativi e quantitativi, tra cui: - Accuratezza nel trattamento dei dati e corretta gestione PEC e comunicazioni confidenziali e riservate.
- Tempestività nella gestione di task, documenti e richieste interne.
- Capacità di individuare e correggere problemi nei flussi automatizzati, con escalation quando necessaria.
- Qualità dell’organizzazione e archiviazione documentale.
- Proattività nel raccogliere informazioni mancanti.
- Affidabilità e continuità del supporto, soprattutto nei periodi di alta attività o assenze del team legale.
- Contributo alla riduzione del carico amministrativo dei professionisti legali. Nel tempo,



l’impatto del ruolo sarà misurato anche dalla crescente capacità del team legale di focalizzarsi su attività strategiche (contrattualistica, M&A;, compliance), riducendo i compiti ripetitivi o operativi. **Competenze richieste**
- Esperienza di 3-5 anni in ruoli amministrativi, operativi o di supporto, preferibilmente in contesti legali o aziendali.
- Ottime capacità organizzative, precisione e attenzione ai dettagli.
- Capacità di gestire più attività contemporaneamente, con priorità e scadenze serrate.
- Conoscenza di strumenti di gestione documentale e piattaforme di project management (es. Google Drive, ClickUp).
- nella gestione di informazioni confidenziali.
- Autonomia operativa e capacità di collaborare con diversi dipartimenti.
- Buona conoscenza dell’inglese scritto e parlato.
- Un ruolo operativo con responsabilità nella gestione delle comunicazioni aziendali riservate e supporto diretto al Team Legale.
- Un ambiente dinamico, internazionale e strutturato.
- Occasione di lavorare con processi innovativi basati su automazione e intelligenza artificiale.
- Possibilità di contribuire al miglioramento e alla digitalizzazione dei flussi documentali e legali aziendali.
- Possibilità di lavoro da remoto (smart working). **Dettagli contrattuali** **Contratto**: Full-time 40 ore, Tempo indeterminato
**Disponibilità**: Dal lunedì al venerdì **Modalità di lavoro: Da remoto (smart working).** Se sei una persona precisa, organizzata, affidabile e orientata ai processi, questa è un’opportunità per contribuire attivamente al funzionamento del team legale e dell’azienda. Contratto di lavoro: Tempo indeterminato, Tempo pieno

📌 Segretario/a Nella Documentazione Aziendale Riservata e Supporto Amministrativo Legale (Puglia)
🏢 Webidoo
📍 Puglia