OPERATIONS COORDINATOR

Acquisti, Logistica, Magazzino e Ciclo Attivo/Passivo

AKT Group, azienda italo-francese attiva a livello internazionale nella progettazione e produzione di attrezzature e arredi per il settore spa, wellness e hospitality premium e luxury, ricerca una figura da inserire nel proprio team con responsabilità di coordinamento delle attività operative.

La persona seguirà l’intero flusso aziendale: dall’approvvigionamento dei materiali alla gestione del magazzino, dal ciclo documentale di clienti e fornitori fino all’organizzazione della consegna dei prodotti.

Cerchiamo una figura operativa, precisa e autonoma, capace di mantenere una visione d’insieme, controllare le scadenze e intervenire tempestivamente in presenza di ritardi, incongruenze o criticità.

Principali responsabilità

ACQUISTI E APPROVVIGIONAMENTO

- Inserimento e gestione degli ordini di acquisto tramite TS Enterprise di TeamSystem;
- richiesta e confronto delle offerte dei fornitori;
- verifica di prezzi, quantità, condizioni e conferme d’ordine;
- monitoraggio delle date di consegna e sollecito dei fornitori;
- controllo dell’approvvigionamento in funzione delle commesse e delle priorità produttive;
- individuazione e segnalazione preventiva di ritardi, mancanze o criticità;
- contatto operativo con fornitori italiani ed esteri.

MAGAZZINO
- Registrazione dei movimenti di carico e scarico nel gestionale;
- controllo della corrispondenza tra ordini, DDT e merce ricevuta;
- aggiornamento e controllo delle giacenze;
- verifica della disponibilità dei materiali necessari alla produzione;
- collaborazione agli inventari periodici;
- archiviazione ordinata della documentazione relativa ai movimenti di magazzino.

CICLO PASSIVO – FORNITORI
- Raccolta e controllo preliminare delle fatture dei fornitori;
- verifica della corrispondenza tra ordine, DDT e fattura;
- registrazione e aggiornamento delle scadenze di pagamento;
- gestione dello scadenziario fornitori e segnalazione delle scadenze all’amministrazione;
- verifica e segnalazione di eventuali differenze di prezzo, quantità o condizioni;
- archiviazione digitale e documentale delle fatture e dei relativi documenti;
- collaborazione con l’amministrazione per il corretto passaggio delle informazioni.

CICLO ATTIVO – CLIENTI




- Gestione operativa della documentazione relativa agli ordini dei clienti;
- contatto con il cliente quando la merce è pronta;
- verifica delle condizioni di pagamento previste dall’ordine;
- emissione di fatture proforma, fatture di acconto, saldo e fatture definitive, in coordinamento con l’amministrazione;
- registrazione e monitoraggio delle scadenze di pagamento dei clienti;
- aggiornamento dello scadenziario clienti;
- verifica degli incassi prima della spedizione, quando previsto dalle condizioni contrattuali;
- segnalazione tempestiva di pagamenti in scadenza o scaduti alle persone responsabili;
- archiviazione della documentazione commerciale e amministrativa relativa alla commessa.

LOGISTICA E CONSEGNE
- Organizzazione e coordinamento delle spedizioni in entrata e in uscita;
- contatto con corrieri, trasportatori e spedizionieri;
- preparazione e controllo di DDT e documentazione di spedizione;
- coordinamento con il cliente per definire modalità, indirizzo e tempistiche di consegna;
- monitoraggio della spedizione fino all’effettiva ricezione;
- verifica dell’avvenuta consegna e gestione delle eventuali anomalie di trasporto;
- aggiornamento dei reparti interni e del cliente sullo stato della consegna.

PRIMO LIVELLO AFTER-SALES
- Ricezione delle prime segnalazioni successive alla consegna;
- raccolta delle informazioni necessarie, come fotografie, video, numero di serie e descrizione del problema;
- verifica preliminare della natura della richiesta;
- apertura e corretta trasmissione della segnalazione alle persone responsabili dell’assistenza tecnica;
- monitoraggio del passaggio di informazioni tra cliente e reparto competente.

Requisiti indispensabili
- Esperienza in un ruolo Operations, acquisti, logistica o back office operativo, preferibilmente in un’azienda produttiva;
- conoscenza operativa del ciclo attivo e passivo;
- esperienza nella gestione di ordini, fatture, DDT,



scadenziari e movimenti di magazzino;
- capacità di comprendere la logica degli approvvigionamenti e di pianificare gli acquisti in base alle necessità produttive;
- forte attenzione alle scadenze e capacità di anticipare ritardi e criticità;
- esperienza nell’utilizzo di TS Enterprise di TeamSystem;
- buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata;
- buona padronanza di Excel e degli strumenti Microsoft Office;
- precisione, affidabilità e metodo;
- capacità di gestire contemporaneamente attività e interlocutori diversi;
- autonomia operativa e capacità di stabilire correttamente le priorità.

Costituiscono titolo preferenziale
- Conoscenza della lingua francese;
- esperienza con fornitori, clienti e trasportatori internazionali;
- conoscenza della documentazione relativa alle spedizioni internazionali;
- provenienza da aziende produttive che lavorano su commessa;
- familiarità con prodotti personalizzati, arredi o beni durevoli.

Profilo ricercato La persona ideale comprende il flusso operativo nel suo insieme e non si limita all’esecuzione delle singole attività. Deve saper verificare che i materiali siano ordinati e consegnati nei tempi necessari, che il magazzino sia correttamente aggiornato, che documenti e scadenziari siano completi e che il prodotto arrivi al cliente nei tempi e nelle condizioni previste.

Il ruolo richiede senso di responsabilità, attenzione ai dettagli, capacità di ragionamento e attitudine alla risoluzione pratica dei problemi.

Offriamo

- Inserimento in un’azienda italiana con clienti e attività internazionali;
- ruolo centrale nel coordinamento dei flussi aziendali;
- contesto dinamico e prodotti destinati al mercato premium e luxury;
- affiancamento iniziale e progressiva autonomia;
- inquadramento e retribuzione commisurati all’esperienza;
- orario: 9-13 / 14-18 LUN-VEN;
- sede di lavoro: Desio (MB).

Per candidarsi, inviare il proprio curriculum aggiornato specificando:
- esperienza nella gestione del ciclo attivo e passivo;
- livello di conoscenza di TS Enterprise di TeamSystem;
- livello di inglese e dell’eventuale seconda lingua;
- esperienza maturata in aziende produttive.

Retribuzione: €26.725,00 - €34.000,00 all'anno Sede di lavoro: Di persona

📌 Responsabile Operations (Desio)
🏢 Alma
📍 Desio