Octostar — Bergamo (Via Nazario Sauro 14) · Tempo completo · Tempo indeterminato · Ibrido

Chi siamo

Octostar sviluppa una piattaforma di intelligence investigativa basata su AI e knowledge graph, usata da forze dell'ordine, procure e organismi di sicurezza in Europa, Medio Oriente e Sud-Est asiatico. Il gruppo ha sede in Irlanda; la società operativa italiana, Octostar Research S.r.l., è a Bergamo e ospita il team di R&D; e delivery — oggi 11 persone, in crescita.

Il ruolo

Cerchiamo la persona che tiene in ordine la macchina amministrativa di una societa italiana di sviluppo software e che ha poche fatture (anche se di importi sostanziali): pagamenti, fornitori, presenze, contratti del personale, ufficio, bandi.

Non è un ruolo da contabile: la contabilità, il bilancio e i cedolini li fa lo studio esterno. È il ruolo di chi raccoglie e controlla tutto quello che serve allo studio, verifica quello che torna indietro, esegue i pagamenti e non fa scappare una scadenza. È il punto di riferimento amministrativo per gli 11 colleghi di Bergamo e l'interlocutore unico verso commercialista e consulente del lavoro.

Riporta ad un manager estero e invia un reporting mensile alla funzione finance del gruppo, in Irlanda.

Di cosa ti occuperai

Amministrazione e pagamenti

- Ciclo passivo: ricezione e controllo delle fatture fornitori, protocollazione, scadenzario, invio allo studio
- Predisposizione settimanale della lista pagamenti per approvazione della direzione ed esecuzione sui conti aziendali (Qonto, Revolut)
- Riconciliazioni bancarie e carte, controllo degli estratti conto
- Ciclo attivo: emissione delle fatture di vendita via SDI (poche fatture l'anno, ma di importo rilevante), monitoraggio degli incassi e solleciti ai clienti esteri
- Raccolta e trasmissione allo studio della documentazione per chiusure,



dichiarativi e bilancio; verifica di quanto lo studio restituisce
- Presidio delle scadenze fiscali e contributive (F24 il 16, IVA, INAIL, CU) in raccordo con lo studio
- Reporting mensile in inglese alla funzione finance del gruppo

Personale

- Chiusura mensile delle presenze: raccolta e controllo dei cartellini, ferie, ROL, permessi, straordinari da far approvare, malattie e certificati
- Note spese e rimborsi, buoni pasto, welfare
- Trasmissione al consulente del lavoro e verifica dei cedolini prima della distribuzione
- Gestione operativa di assunzioni, proroghe e cessazioni: raccolta documenti, lettere e comunicazioni predisposte dal consulente, onboarding e offboarding
- Gestione dei sistemi HR (Personio) e delle comunicazioni interne su presenze, note spese e policy
- Supporto ai colleghi su tutto quello che riguarda contratto, buste paga, ferie e rimborsi

Bandi e finanza agevolata

- Mantenimento dei requisiti di startup innovativa e relative comunicazioni camerali
- Rendicontazione dei progetti finanziati: raccolta dei giustificativi di spesa, prospetti di rendicontazione, rapporti con l'ente erogatore
- Lavorerai a fianco di consulenti specializzati sulla parte tecnica e di scrittura: a te chiediamo di reggere la parte documentale, procedurale e di scadenze

Ufficio e fornitori

- Sede: contratto di locazione, condominio, utenze, fornitori, manutenzioni, assicurazioni
- Acquisti e abbonamenti software; registro dei beni aziendali (notebook, hardware) e loro consegna e restituzione
- Occasionalmente,



spedizioni internazionali di hardware dimostrativo con l'assistenza dello spedizioniere
- Pratiche camerali e accessi ai portali della PA (SPID aziendale, MEPA, cassetto fiscale)

Cosa cerchiamo

- 3-5 anni in amministrazione in azienda, meglio se come figura di riferimento unica in una PMI
- Dimestichezza con il ciclo passivo, i pagamenti, le riconciliazioni bancarie e la fatturazione elettronica. Non serve saper chiudere un bilancio, serve saper leggere quello che manda lo studio e accorgersi quando qualcosa non torna
- Esperienza di amministrazione del personale sul lato pratico: presenze, note spese, rapporto con il consulente del lavoro
- Buon inglese scritto e parlato: parte della comunicazione quotidiana è con i colleghi e la capogruppo in Irlanda
- Ordine e affidabilità sulle scadenze ricorrenti, e la capacità di dire "questo lo giro allo studio" invece di improvvisare
- Modi cordiali: è la persona a cui tutti in ufficio chiedono le cose

Titoli preferenziali: esperienza con bandi e finanza agevolata, anche solo sul lato documentale e di rendicontazione; esperienza in startup o in aziende con capogruppo estera; uso di Personio o sistemi HR analoghi; nozioni di IVA estera e reverse charge.

Cosa offriamo

- Contratto a tempo indeterminato, CCNL Terziario/Commercio, inquadramento commisurato all'esperienza
- Autonomia vera su un perimetro chiaro, con consulenti esterni solidi alle spalle
- Ufficio in centro a Bergamo, possibilità di lavorare da casa un giorno a settimana
- Buoni pasto, welfare aziendale, formazione
- Un prodotto tecnologico serio e clienti istituzionali
- Retribuzione a partire da 35.000 annuali e variabile in base alla seniority

Come candidarsi

CV e due righe su di te a [email protected], oggetto "Amministrazione Bergamo".

📌 Responsabile Amministrazione e Personale — Italia (Bergamo)
🏢 Octostar
📍 Bergamo