Bologna - L.68/99 Art.1

La tua nuova azienda

Per una solida realtà multinazionale operante nel settore Engineering & Industrial Solutions, ricerchiamo una figura organizzata, precisa e proattiva da inserire presso la sede di Bologna.

L'azienda opera in un contesto internazionale e strutturato, caratterizzato da processi consolidati e da una forte collaborazione tra le diverse funzioni aziendali. La risorsa entrerà a far parte di un ambiente dinamico, con l'opportunità di interfacciarsi quotidianamente con interlocutori interni ed esterni, nonché con la casa madre estera.

Il tuo nuovo ruolo

A diretto riporto del M.SYS & HR Manager, ricoprirai un ruolo trasversale di supporto organizzativo, amministrativo e operativo, contribuendo al corretto funzionamento delle attività del dipartimento e collaborando con le diverse funzioni aziendali.

Tra le principali attività:

Sistemi di Gestione, Reporting e Compliance

- Monitoraggio ed estrazione di report, statistiche e database Excel relativi alle attività aziendali, ai consumi e agli indicatori di performance; - Aggiornamento e gestione della documentazione relativa ai sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza ed Energia; - Collaborazione con il team M.SYS locale e con la casa madre per la gestione delle attività e delle comunicazioni operative; - Supporto nell'implementazione e nel mantenimento delle certificazioni aziendali e delle procedure interne; - Supporto alle attività legate alla conformità normativa e alla gestione documentale in ambito GDPR; - Organizzazione e preparazione della documentazione necessaria per audit interni ed esterni; - Supporto alla gestione degli audit presso la sede e coordinamento delle attività preparatorie per audit presso filiali e sedi operative; - Collaborazione durante audit di certificazione e verifiche ispettive,



assicurando la raccolta e l'aggiornamento delle informazioni richieste; - Supporto al management durante visite di enti certificatori, auditor esterni e autorità competenti; - Interfaccia con i diversi dipartimenti aziendali per il monitoraggio delle attività e delle scadenze collegate ai sistemi di gestione; - Gestione delle comunicazioni quotidiane con la casa madre e con le altre società del gruppo per tematiche organizzative e documentali.

Gestione Operativa e Coordinamento

- Supporto nella gestione di eventuali criticità operative con fornitori e funzioni aziendali (logistica, amministrazione, commerciale, facility, service e customer support); - Coordinamento delle attività amministrative e organizzative a supporto dei diversi dipartimenti; - Gestione e monitoraggio della flotta aziendale (auto e veicoli commerciali), fungendo da punto di riferimento per colleghi e fornitori; - Supporto nell'aggiornamento della documentazione relativa alla formazione, alle abilitazioni professionali e alle autorizzazioni del personale; - Monitoraggio delle scadenze documentali e raccolta della documentazione necessaria per il corretto svolgimento delle attività aziendali; - Organizzazione, archiviazione e aggiornamento della documentazione aziendale sia in formato digitale sia cartaceo; - Gestione delle attività di back office e segreteria organizzativa del dipartimento; - Predisposizione di presentazioni,



report e documentazione a supporto del management; - Supporto nelle comunicazioni quotidiane con interlocutori interni ed esterni; - Collaborazione con il team HR e con le altre funzioni aziendali per garantire l'aggiornamento delle informazioni e il corretto svolgimento dei processi interni.

Di cosa hai bisogno per aver successo

- Iscrizione alle liste delle Categorie Protette (L.68/99 Art. 1); - Diploma o Laurea; - Esperienza pregressa in ruoli di Back Office, Office Assistant, Assistente di Direzione, Segreteria Organizzativa, Executive Assistant o ruoli amministrativo-organizzativi analoghi; - Esperienza maturata all'interno di contesti aziendali strutturati o multinazionali; - Ottima conoscenza del pacchetto Office, con particolare riferimento a Excel; - Buona conoscenza della lingua inglese; - Capacità di gestione documentale, organizzazione delle attività e monitoraggio delle scadenze; - Ottime capacità organizzative e di coordinamento; - Precisione, affidabilità e attenzione al dettaglio; - Buone capacità comunicative e relazionali; - Attitudine al problem solving e alla gestione di attività trasversali; - Capacità di lavorare efficacemente sia in autonomia sia in team; - Disponibilità a occasionali trasferte sul territorio nazionale.

Cosa avrai in cambio

- RAL: 27.000 € – 35.000 € - 2 giorni di smart working a settimana - Buoni pasto da 7 € - Flessibilità oraria in entrata e uscita - Inserimento in una realtà multinazionale strutturata e in continua evoluzione; - Possibilità di lavorare a stretto contatto con il management aziendale e con interlocutori internazionali; - Ambiente dinamico, collaborativo e orientato alla crescita competente.

Cosa devi fare ora

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#LI-DNI

📌 Office & Operations Assistant – Categorie Protette/99 (Roma)
🏢 Hays
📍 Roma