Für unseren Kunden suchen wir eine erfahrene und strukturierte Persönlichkeit als Executive Office Manager (m/w/d), die das Executive Office als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Gesellschaftsorganen, Unternehmensbereichen und externen institutionellen Ansprechpartnern mitgestaltet.

Dabei geht es ausdrücklich um mehr als klassische Assistenz: Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Koordination, organisatorischen Steuerung, Unterstützung von Entscheidungsprozessen und institutionellen Kommunikation und arbeiten eng mit unserem Generaldirektor und den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen.

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Ihre Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsführung

- Planung und Koordination der Agenda des Generaldirektors mit Blick auf strategische Prioritäten
- Organisation von Meetings, Sitzungen, institutionellen Terminen und Geschäftsreisen
- Steuerung der internen und externen Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und PEC
- Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und Informationsunterlagen
- Koordination und Nachverfolgung von Anfragen, Aufgaben und Fristen der Geschäftsführung
- Sicherstellung des Follow-ups von Entscheidungen der Geschäftsführung und der Gesellschaftsorgane

Koordination von Governance & Gesellschaftsorganen

- Organisation und Koordination von Verwaltungsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen
- Koordination des Management Committee sowie weiterer interner Komitees




- Verwaltung der entsprechenden Dokumentations- und Genehmigungsprozesse
- Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung, Archivierung und Nachverfolgung offizieller Unternehmensdokumente

Dokumentenmanagement & Organisation

- Verantwortung für zentrale Unternehmensregister und Dokumentationsprozesse
- Pflege und Weiterentwicklung des physischen und digitalen Unternehmensarchivs
- Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführung
- Unterstützung bei Prozessen rund um Business Continuity und die entsprechende Dokumentation

Institutionelle Kommunikation

- Unterstützung bei der institutionellen Kommunikation in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung
- Mitwirkung bei Pressemitteilungen, Informationsschreiben, Präsentationen und Kommunikationsmaterialien
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Treffen mit Investoren, Behörden, öffentlichen Einrichtungen, Verbänden und Geschäftspartnern
- Beobachtung und Aufbereitung strategisch relevanter Entwicklungen
- Sicherstellung eines professionellen und konsistenten Außenauftritts in Zusammenarbeit mit Sales & Marketing

Ihr Profil

- Abgeschlossenes Studium, idealerweise in Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften,



Sprachwissenschaften oder einem vergleichbaren Bereich
- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie ein sehr gutes Gespür für Prioritäten und Fristen
- Hervorragende Kommunikations- und Sozialkompetenzen
- Strukturierte, präzise, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
- Selbstständigkeit sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein xkiyazw
- Sehr gute Fähigkeiten in der Erstellung und Überarbeitung professioneller Dokumente und Geschäftskorrespondenz
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen
- Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse; gute Englischkenntnisse von Vorteil
- Professionelles, kooperatives und lösungsorientiertes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern

Was das Unternehmen bietet

- Eine zentrale und bereichsübergreifende Position in engem Austausch mit der Geschäftsführung
- Die Möglichkeit, Entscheidungs-, Organisations- und Governance-Prozesse des Unternehmens aus nächster Nähe kennenzulernen und aktiv mitzugestalten
- Ein dynamisches, professionelles und kollegiales Arbeitsumfeld
- Eine verantwortungsvolle Position mit hoher Sichtbarkeit und vielfältigen Schnittstellen im Unternehmen
- Einstufung in die 1. oder 2. Ebene des CCNL Commercio e Terziario
- Eine attraktive Vergütung, die sich an der Erfahrung und den Kompetenzen der ausgewählten Person orientiert

📌 Executive Office Manager (m/w/d) (San Michele All'adige)
🏢 Business Pool
📍 San Michele All'adige