pFür unseren Kunden suchen wir eine erfahrene und strukturierte Persönlichkeit als Executive Office Manager (m/w/d), die das Executive Office als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Gesellschaftsorganen, Unternehmensbereichen und externen institutionellen Ansprechpartnern mitgestaltet. /ppDabei geht es ausdrücklich um mehr als klassische Assistenz: Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Koordination, organisatorischen Steuerung, Unterstützung von Entscheidungsprozessen und institutionellen Kommunikation und arbeiten eng mit unserem Generaldirektor und den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen. /ppbr / /ppstrongIhre Aufgaben /strong /ppbr / /ppstrongUnterstützung der Geschäftsführung /strong /pulliPlanung und Koordination der Agenda des Generaldirektors mit Blick auf strategische Prioritäten /liliOrganisation von Meetings, Sitzungen, institutionellen Terminen und Geschäftsreisen /liliSteuerung der internen und externen Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und PEC /liliErstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und Informationsunterlagen /liliKoordination und Nachverfolgung von Anfragen, Aufgaben und Fristen der Geschäftsführung /liliSicherstellung des Follow-ups von Entscheidungen der Geschäftsführung und der Gesellschaftsorgane /li /ulpstrongKoordination von Governance Gesellschaftsorganen /strong /pulliOrganisation und Koordination von Verwaltungsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen /liliKoordination des Management Committee sowie weiterer interner Komitees /liliVerwaltung der entsprechenden Dokumentations- und Genehmigungsprozesse /liliSicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung,



Archivierung und Nachverfolgung offizieller Unternehmensdokumente /li /ulpstrongDokumentenmanagement Organisation /strong /pulliVerantwortung für zentrale Unternehmensregister und Dokumentationsprozesse /liliPflege und Weiterentwicklung des physischen und digitalen Unternehmensarchivs /liliKoordination administrativer und organisatorischer Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführung /liliUnterstützung bei Prozessen rund um Business Continuity und die entsprechende Dokumentation /li /ulpstrongInstitutionelle Kommunikation /strong /pulliUnterstützung bei der institutionellen Kommunikation in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung /liliMitwirkung bei Pressemitteilungen, Informationsschreiben, Präsentationen und Kommunikationsmaterialien /liliUnterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Treffen mit Investoren, Behörden, öffentlichen Einrichtungen, Verbänden und Geschäftspartnern /liliBeobachtung und Aufbereitung strategisch relevanter Entwicklungen /liliSicherstellung eines professionellen und konsistenten Außenauftritts in Zusammenarbeit mit Sales Marketing /li /ulpbr / /ppstrongIhr Profil /strong /ppbr / /pulliAbgeschlossenes Studium, idealerweise in Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften,



Sprachwissenschaften oder einem vergleichbaren Bereich /liliMindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion /liliAusgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie ein sehr gutes Gespür für Prioritäten und Fristen /liliHervorragende Kommunikations- und Sozialkompetenzen /liliStrukturierte, präzise, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise /liliSelbstständigkeit sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein /liliSehr gute Fähigkeiten in der Erstellung und Überarbeitung professioneller Dokumente und Geschäftskorrespondenz /liliSicherer Umgang mit Microsoft 365 und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen /liliSehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse; br / gute Englischkenntnissevon Vorteil /liliProfessionelles, kooperatives und lösungsorientiertes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern /li /ulpbr / /ppstrongWas das Unternehmen bietet /strong /ppbr / /pulliEine zentrale und bereichsübergreifende Position in engem Austausch mit der Geschäftsführung /liliDie Möglichkeit, Entscheidungs-, Organisations- und Governance-Prozesse des Unternehmens aus nächster Nähe kennenzulernen und aktiv mitzugestalten /liliEin dynamisches, professionelles und kollegiales Arbeitsumfeld /liliEine verantwortungsvolle Position mit hoher Sichtbarkeit und vielfältigen Schnittstellen im Unternehmen /liliEinstufung in die 1. oder 2. Ebene des CCNL Commercio e Terziario /liliEine attraktive Vergütung, die sich an der Erfahrung und den Kompetenzen der ausgewählten Person orientiert /li /ul

📌 Executive Office Manager (M/W/D) (Roma)
🏢 Business Pool
📍 Roma