Open Staff è un'agenzia creativa con sede a Brescia che unisce strategia, comunicazione, event design e lighting design per brand, hotel, festival ed enti pubblici. Lavoriamo su progetti che vanno dalla brand identity alla produzione di eventi live, con un team compatto in cui ogni persona ha visibilità diretta sull'intero ciclo del progetto e sul funzionamento dell'azienda.

Cerchiamo una persona precisa, affidabile e organizzata da inserire in una posizione junior che affianca l'amministrazione nella gestione finanziaria e contabile e, allo stesso tempo, garantisce il buon funzionamento operativo dell'ufficio e il supporto organizzativo al team. È un ruolo trasversale, pensato per chi vuole imparare come si gestisce un'azienda dall'interno, senza restare confinato in un solo ambito.

In fase iniziale sarai affiancato/a dal Top Management e dal CFO, che mantiene un ruolo di indirizzo alto-direzionale sulla funzione. Il percorso è pensato per portarti da un contributo prevalentemente operativo verso responsabilità via via più strategiche: non una figura di puro supporto esecutivo, ma una persona che nel tempo potrà partecipare sempre più attivamente alle scelte che riguardano la gestione economico-finanziaria dell'azienda.

Di cosa ti occuperaiArea Finance & Administration (circa il 60% del ruolo)

- gestione del ciclo attivo e del ciclo passivo: emissione fatture, sollecito incassi, registrazione e controllo fatture fornitori, scadenzario pagamenti;
- prima nota e riconciliazioni bancarie;
- supporto al Top Management e allo studio di consulenza esterno nella predisposizione del bilancio, degli adempimenti fiscali e tributari e nei rapporti con l'Agenzia delle Entrate;
- supporto alla gestione della tesoreria e monitoraggio della liquidità, con particolare attenzione alla stagionalità tipica del business eventi (anticipi, caparre, fatturazione a SAL sui progetti);
- contributo al controllo di gestione: tracciamento costi e marginalità per singolo evento/progetto, aggiornamento reportistica economica per il Top Management;
- gestione di contratti, preventivi e ordini fornitori dal punto di vista amministrativo;
- gestione HR payroll: raccolta e trasmissione dati per l'elaborazione dei cedolini,



monitoraggio presenze/ferie/permessi e adempimenti amministrativi legati al personale, in collaborazione con consulente del lavoro e CFO.

Area Office & Organizational Support (circa il 40% del ruolo)

- gestione della segreteria generale: posta, corrispondenza, centralino, archiviazione documentale (anche digitale);
- supporto organizzativo e logistico al team su progetti ed eventi: prenotazioni, trasferte, materiali, fornitori operativi;
- gestione degli acquisti e delle forniture per l'ufficio e per gli eventi in collaborazione con i project manager;
- supporto amministrativo nella gestione di contratti con collaboratori, freelance e fornitori ricorrenti;
- punto di riferimento operativo per la vita quotidiana dell'ufficio, in coordinamento diretto con il Top Management.

Requisiti minimi

- laurea in Economia Aziendale, Economia e Commercio o cultura equivalente (anche triennale); gradito diploma in ragioneria;
- conoscenza di base dei processi di amministrazione, contabilità e controllo di gestione;
- dimestichezza con Excel/Google Sheet a livello buono e con strumenti gestionali (contabilità, fatturazione);
- buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata;
- capacità organizzative, precisione e attenzione al dettaglio;
- problem solving e capacità di gestire priorità multiple in contesti dinamici, tipici del settore eventi.

Requisiti preferenziali

- esperienza di 1-2 anni maturata in studi di commercialisti, dipartimenti amministrazione/finanza di PMI, oppure in ruoli di segreteria/office management con componente amministrativa;

Cosa cerchiamo, oltre al curriculum

- spirito di squadra e voglia di mettersi in gioco in un contesto piccolo, dove il contributo di ognuno è visibile;
- curiosità e voglia di imparare, sia lato finance sia lato organizzativo/eventi;
- ambizione a crescere oltre il ruolo operativo iniziale, sviluppando nel tempo una visione più strategica sulla gestione economico-finanziaria dell'azienda.




- flessibilità: il calendario eventi può richiedere occasionalmente disponibilità fuori dagli orari standard;
- riservatezza nella gestione di informazioni economiche e contrattuali sensibili;

Cosa offriamoUn ruolo a tutto tondo in una realtà creativa strutturata ma ancora a dimensione umana, con contatto diretto con il Top Management e il CFO e visibilità reale sui numeri e sui progetti dell'azienda. Un percorso di crescita concepito per evolvere da un contributo operativo verso un ruolo via via più strategico all'interno della funzione finance, fino a un possibile inserimento stabile. Sede di lavoro a Brescia.

Contratto a tempo determinato di 12 mesi, con possibilità di rinnovo o di stabilizzazione a tempo indeterminato al termine del periodo, CCNL Commercio Terziario Distribuzione e Servizi, 5° livello (Impiegata/o Amministrativa). RAL 23.000–25.000 €, commisurata a esperienza e competenze pregresse. Orario di lavoro full-time, 40 ore settimanali, con flessibilità in entrata/uscita e possibilità di una quota di smart working una volta acquisita autonomia sul ruolo (salvo le esigenze operative del calendario eventi indicate sopra). È previsto un percorso di aggiornamento continuo, anche attraverso affiancamento diretto al Top Management e al CFO, per accompagnare la crescita verso responsabilità più strategiche.

AssessmentDa 1 a 10, quanto ti senti preparato/a su:

- gestione ciclo attivo e ciclo passivo
- contabilità generale e prima nota
- controllo di gestione / reporting economico
- gestione tesoreria e cash flow
- fiscalità di base
- gestione HR payroll (presenze, cedolini, adempimenti personale)
- organizzazione e gestione operativa d'ufficio

Raccontaci di una situazione in cui hai dovuto gestire contemporaneamente una scadenza amministrativa e un'urgenza organizzativa: come hai stabilito le priorità? Se un progetto/evento chiude con uno scostamento significativo tra budget e costi consuntivati, quali sono le prime cause che andresti a verificare e come ne daresti conto al Top Management?

Cosa pensi possa portare, in termini di valore aggiunto, una figura che unisce finance e organizzazione operativa in un'azienda piccola e dinamica come Open Staff?

📌 Finance, Administration & Office Support Specialist (Junior) (Brescia)
🏢 Open Staff
📍 Brescia