Responsabile amministrativa, contabile e di segreteria di Direzione

REPLAN ESG S.r.l. Società Benefit è una ESCo e General Contractor attiva nella progettazione e realizzazione di interventi complessi di riqualificazione, efficientamento energetico e valorizzazione immobiliare.

La società integra competenze tecniche, amministrative, finanziarie e fiscali, operando su progetti articolati che richiedono precisione documentale, capacità organizzativa e costante coordinamento tra professionisti, imprese, clienti, istituti finanziari, consulenti e pubbliche amministrazioni.

Per accompagnare lo sviluppo della società cerchiamo una persona che diventi il punto di riferimento della Direzione per l’amministrazione, la contabilità e l’organizzazione della segreteria.

La persona selezionata avrà la responsabilità di assicurare il corretto funzionamento amministrativo e organizzativo della società, supportando direttamente la Direzione e coordinandosi con il commercialista, i consulenti fiscali e del lavoro, i professionisti tecnici e i responsabili dei singoli progetti.

Non cerchiamo una figura limitata all’inserimento dei dati o alla gestione ordinaria della segreteria, ma una persona affidabile e autonoma, capace di leggere i numeri, comprendere le priorità, anticipare le scadenze e costruire un sistema amministrativo ordinato e verificabile.

Principali responsabilitàAmministrazione e contabilità

- gestione del ciclo attivo e passivo;
- registrazione e controllo delle fatture, della prima nota e della documentazione contabile;
- riconciliazioni bancarie e verifica degli incassi e dei pagamenti;
- predisposizione degli scadenzari amministrativi, fiscali e finanziari;
- monitoraggio di crediti, debiti, disponibilità liquide e fabbisogni di cassa;
- preparazione dei flussi di pagamento da sottoporre all’autorizzazione della Direzione;
- raccolta e verifica della documentazione necessaria per bilanci, dichiarazioni, liquidazioni IVA, ritenute, certificazioni e altri adempimenti;
- interfaccia operativa con commercialista, consulente del lavoro, revisori e consulenti fiscali;
- utilizzo e corretta implementazione del software TeamSystem.

Controllo e rendicontazione

- organizzazione della contabilità per commessa e per progetto;
- monitoraggio dei costi, dei ricavi e degli scostamenti rispetto ai budget;




- predisposizione di report periodici, situazioni contabili e cruscotti direzionali;
- supporto nella costruzione e nell’aggiornamento di budget, previsioni economico-finanziarie e cash flow;
- verifica della coerenza tra contratti, ordini, fatture, pagamenti e documentazione di progetto;
- presidio della tracciabilità documentale relativa a cantieri, SAL, prestazioni professionali, contributi, agevolazioni e crediti fiscali;
- predisposizione ordinata della documentazione richiesta in occasione di verifiche, controlli, audit o interlocuzioni con amministrazioni;
- supporto alla rendicontazione di progetti pubblici, agevolati o finanziati.

Segreteria di Direzione

- gestione dell’agenda, degli appuntamenti e delle scadenze della Direzione;
- organizzazione di riunioni, call, trasferte ed eventi;
- preparazione di documenti, presentazioni, verbali, comunicazioni e materiali di supporto;
- gestione e archiviazione ordinata della corrispondenza, dei contratti e dei documenti societari;
- coordinamento operativo con clienti, fornitori, professionisti, istituti finanziari ed enti pubblici;
- monitoraggio delle attività assegnate e dei relativi follow-up;
- supporto organizzativo alla Direzione anche per esigenze riservate e logistiche connesse al ruolo;
- gestione delle informazioni con assoluta discrezione e riservatezza.

Requisiti richiesti

- diploma in ragioneria e/o laurea in Economia, Amministrazione aziendale o discipline affini;
- esperienza concreta in ruoli amministrativi e contabili, preferibilmente maturata in società strutturate, studi professionali, imprese di costruzione, engineering company o general contractor;
- buona conoscenza della contabilità generale e dei principali adempimenti amministrativi e fiscali;
- capacità di comprendere bilanci, situazioni contabili, flussi finanziari e scadenziari;
- utilizzo di TeamSystem o di software gestionali analoghi;
- ottima conoscenza di Microsoft Office,



in particolare Excel, Word, PowerPoint, Outlook e Teams;
- capacità di costruire tabelle di controllo, report e archivi documentali chiari e verificabili;
- eccellenti capacità organizzative, precisione e rispetto delle scadenze;
- autonomia operativa, capacità di analisi e attitudine alla risoluzione dei problemi;
- riservatezza, affidabilità e correttezza;
- capacità di interagire con interlocutori diversi e di lavorare su più progetti contemporaneamente.

Costituiscono titolo preferenziale

- esperienza nella contabilità per commessa;
- conoscenza del settore edilizio, energetico, immobiliare o dei lavori pubblici;
- esperienza nella gestione documentale di cantieri, SAL, incentivi o progetti finanziati;
- familiarità con controllo di gestione, budgeting e rendicontazione;
- esperienza nella predisposizione di documentazione destinata a verifiche fiscali, audit o due diligence;
- conoscenza operativa della lingua inglese.

Caratteristiche personali

Cerchiamo una persona curiosa, concreta e proattiva, che non si limiti a eseguire un compito, ma ne comprenda la finalità e segnali tempestivamente criticità, incoerenze e scadenze.

Sono essenziali capacità di adattamento, spirito di collaborazione, tenacia, senso di responsabilità e volontà di contribuire in prima persona alla crescita della società.

La persona selezionata riceverà progressivamente un’ampia delega sulle attività assegnate, proporzionata alle competenze dimostrate e alla capacità di operare con autonomia e affidabilità.

Condizioni

- contratto di lavoro: tempo pieno;
- inserimento: tempo indeterminato, con eventuale periodo iniziale da definire secondo esperienza;
- sede di lavoro: Bari e area metropolitana;
- lavoro da remoto: non previsto in via ordinaria;
- inquadramento e RAL: commisurati all’esperienza, alle competenze e al livello di autonomia;
- computer aziendale;
- formazione e supporto allo sviluppo professionale;
- possibilità concreta di crescita nel ruolo e nelle responsabilità;
- copertura sanitaria privata complementare

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Retribuzione: €33.000,00 - €50.000,00 all'anno

Agevolazioni:

- Assicurazione sanitaria
- Assistenza sanitaria integrativa
- Supporto allo sviluppo professionale

Sede di lavoro: In presenza

📌 Responsabile Amministrativo Contabile (Bari)
🏢 Replan ESG
📍 Bari