Presidiare l’accoglienza e il front office della sede legale, garantendo la corretta gestione dei flussi documentali in entrata e in uscita e fornendo supporto operativo continuativo nelle attività amministrative e di coordinamento.
La risorsa opera all’interno in staff alla Direzione
Accoglienza e front office
- Accoglienza di visitatori, clienti e fornitori presso la sede legale
– Gestione del centralino, filtro e smistamento delle chiamate in entrata
– Presidio della sala d’attesa e delle sale riunioni, predisposizione degli spazi per incontri e visite Gestione documentale
– Ricezione, protocollazione e smistamento della posta ordinaria, delle raccomandate e dei corrieri
– Preparazione e spedizione della corrispondenza in uscita
– Archiviazione cartacea e digitale secondo le procedure aziendali
– Gestione dello scadenzario documentale e dei solleciti Supporto alla Direzione
– Gestione dell’agenda, degli appuntamenti e della prenotazione delle sale
– Organizzazione di trasferte e riunioni, predisposizione della relativa documentazione
– Redazione e formattazione di lettere, comunicazioni interne e documenti su indicazione della Direzione Supporto amministrativo
– Gestione degli ordini di cancelleria e dei rapporti con i fornitori di servizi generali
– Supporto alla gestione delle utenze di sede e della logistica dell’ufficio
Competenze richieste
– Precisione e accuratezza nella gestione dei documenti
– Riservatezza nel trattamento delle informazioni aziendali e dei dati personali
– Capacità di organizzare le priorità e di gestire più attività in parallelo
– Orientamento al servizio e cura nella relazione con interlocutori interni ed esterni
– Autonomia operativa nelle attività ricorrenti
– Capacità di lavorare in appoggio a più funzioni aziendali
Indicatori di prestazione
– Puntualità nella protocollazione e nello smistamento della corrispondenza in entrata – Completezza e reperibilità della documentazione archiviata
– Rispetto delle scadenze nella predisposizione della documentazione di gara
– Assenza di rilievi sulla gestione dell’accoglienza e del centralino
Percorso di inserimento: Affiancamento iniziale per l’apprendimento delle procedure di protocollo e archiviazione, della struttura organizzativa e delle principali controparti esterne.
La ricerca è rivolta a candidati di entrambi i sessi ai sensi del D.Lgs. 198/2006 e dei D.Lgs. 215/2003 e 216/2003. La selezione è condotta esclusivamente sulla base dei requisiti professionali sopra indicati. I dati dei candidati sono trattati ai sensi del Regolamento UE 2016/679 per le sole finalità di selezione.
Retribuzione: €496,05 - €1.982,02 al mese
Istruzione:
- Scuola Secondaria di II livello (Superiori) (Preferenziale)
Esperienza:
- Receptionist / Addetto/a Segreteria di Direzione : 2 anni (Obbligatorio)
Sede di lavoro: In presenza
📌 Receptionist / Office Assistant (Roma)
🏢 Hqbuild
📍 Roma
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