La risorsa avrà un ruolo trasversale nella gestione delle attività amministrative, organizzative e documentali della società, operando a stretto contatto con la Direzione e interfacciandosi con professionisti tecnici, dipendenti, consulenti, clienti, fornitori, enti pubblici e professionisti esterni.

Riporta al Responsabile della Amministrazione.

La posizione richiede autonomia operativa, precisione, capacità organizzativa e riservatezza, oltre alla capacità di gestire contemporaneamente attività e scadenze differenti.

RESPONSABILITÀ

Office management e segreteria

- Gestione delle chiamate telefoniche, email e comunicazioni ordinarie, con relativo smistamento agli interlocutori di competenza.
- Monitoraggio e gestione della PEC societaria, con verifica, smistamento e archiviazione delle comunicazioni.
- Gestione degli acquisti e delle forniture di ufficio, nonché delle attrezzature e dei materiali necessari alle attività aziendali.
- Gestione dei rapporti ordinari con fornitori e interlocutori esterni.

Gare d'appalto, prequalifiche e documentazione
- Predisposizione e gestione della documentazione necessaria per la partecipazione a gare d'appalto e bandi pubblici e privati, sulla base delle indicazioni della Direzione Tecnica e della Responsabile Amministrativa.
- Verifica della completezza e correttezza formale della documentazione.
- Monitoraggio delle scadenze relative a gare, bandi, certificazioni, iscrizioni e documentazione societaria.




- Mantenimento e aggiornamento delle certificazioni e della documentazione amministrativa necessarie alla partecipazione alle procedure di gara.

Amministrazione e contabilità
- Supporto alle attività di amministrazione e contabilità generale.
- Predisposizione e invio delle fatture ai clienti, verificandone la correttezza e completezza.
- Gestione delle note spese di dipendenti e consulenti, con verifica dei giustificativi e della corretta imputazione delle spese.
- Verifica e riconciliazione delle spese sostenute tramite carte di credito aziendali.
- Supporto nella gestione dei rapporti con lo Studio Commercialista, gli istituti bancari e gli altri consulenti aziendali.

REQUISITI
- Diploma di Ragioneria / Amministrazione, Finanza e Marketing o titolo equivalente.
- Esperienza in un ruolo amministrativo, di office management o segreteria organizzativa.
- Buona conoscenza delle procedure amministrative e burocratiche.
- Conoscenza delle principali attività di contabilità generale e amministrazione del personale.
- Buona dimestichezza con gli strumenti informatici e con i sistemi di archiviazione e gestione documentale digitale.
- Conoscenza di base della normativa relativa a privacy, sicurezza, ambiente e autorizzazioni.
- Conoscenza di base della lingua inglese.




- Costituisce elemento preferenziale la provenienza da società di ingegneria, studi professionali, società di consulenza o realtà tecniche strutturate.

COMPETENZE E CARATTERISTICHE PERSONALI La persona che cerchiamo si distingue per:
- Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità.
- Precisione e attenzione al dettaglio.
- Capacità di lavorare per scadenze e di monitorare contemporaneamente attività differenti.
- Autonomia nella gestione delle attività quotidiane.
- Buone capacità di comunicazione e relazione interpersonale.
- Capacità di interfacciarsi efficacemente con interlocutori diversi: Direzione, professionisti tecnici, clienti, fornitori, consulenti ed enti pubblici.
- Attitudine al problem solving.
- Capacità di lavorare in team.
- Riservatezza e affidabilità nella gestione di informazioni e documentazione aziendale.

COSA OFFRIAMO
- Contratto a tempo indeterminato.
- Inserimento in una società di ingegneria strutturata e in crescita.
- Un ruolo trasversale e di responsabilità, a diretto supporto della Direzione.
- Un atmosfera professionale e collaborativo.
- Possibilità di sviluppare competenze in ambito amministrativo, organizzativo e gestionale.
- Un ruolo con un elevato livello di interazione con le diverse funzioni aziendali e con interlocutori esterni.

Sede di lavoro: Milano zona Cadorna Orario di lavoro: tempo pieno

CCNL applicato: Commercio

RAL: commisurata all'esperienza e alle competenze della risorsa.

📌 OFFICE & ADMINISTRATION SPECIALIST (Milano)
🏢 Redesco Progetti
📍 Milano