Executive Assistant / Office Manager

Siamo alla ricerca di una figura di Executive Assistant / Office Manager da inserire all’interno del nostro team, con un ruolo trasversale che combina attività di supporto organizzativo, middle office e assistenza operativa nella gestione della clientela.

La risorsa lavorerà a stretto contatto con il team, supportandone l’attività quotidiana e contribuendo in particolare alla gestione dei processi di onboarding dei clienti, della relativa documentazione contrattuale e degli adempimenti amministrativi e operativi.

Principali responsabilità

• Gestione e coordinamento del processo di onboarding della clientela, interfacciandosi con clienti e funzioni interne.

• Raccolta, verifica e gestione della documentazione contrattuale e amministrativa necessaria all’apertura dei rapporti e alla sottoscrizione dei prodotti.

• Supporto nella gestione della documentazione KYC/AML, anagrafica e fiscale, in coordinamento con le funzioni competenti.

• Monitoraggio dell’avanzamento delle pratiche e gestione dei relativi follow-up fino al completamento dell’operatività.

• Gestione, archiviazione e aggiornamento della documentazione e dei contratti relativi alla clientela.

• Supporto operativo al team nelle attività quotidiane e nei rapporti con clienti e controparti.

• Preparazione e gestione di documenti e corrispondenza professionale.

• Organizzazione dell’agenda, delle riunioni, delle conference call e degli appuntamenti del team.





• Coordinamento delle attività di office management e gestione dei principali aspetti organizzativi dell’ufficio.

• Supporto nella gestione delle comunicazioni interne ed esterne e delle attività amministrative del team.

Profilo ricercato

Il/la candidato/a ideale possiede

• Esperienza pregressa in ruoli di Executive Assistant, Office Manager, Middle Office o Client Service, preferibilmente maturata nel settore finanziario, bancario, asset management, wealth management o in contesti professionali strutturati.

• Ottime capacità organizzative e forte attenzione al dettaglio.

• Capacità di gestire contemporaneamente più attività, rispettando priorità e scadenze.

• Precisione nella gestione di documentazione contrattuale e amministrativa.

• Ottime capacità relazionali e comunicative, anche nella gestione diretta dei clienti.

• Approccio proattivo, elastico e orientato alla risoluzione dei problemi.

• Elevato livello di riservatezza e professionalità.

• Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.

• Conoscenza del pacchetto Microsoft Office.

Costituiscono titolo preferenziale

• Esperienza nella gestione di processi di client onboarding.

• Familiarità con procedure KYC/AML e contrattualistica finanziaria

• Esperienza in società di asset management, private banking, wealth management, family office o realtà finanziarie.

Cerchiamo una persona affidabile, precisa e dinamica, capace di lavorare con autonomia e di rappresentare un punto di riferimento organizzativo e operativo per il team, con particolare attenzione alla qualità del servizio offerto alla clientela.

📌 Executive Assistant - Office Manager (Milano)
🏢 Azimut Italia
📍 Milano