IT

Leader europeo nel settore degli investimenti immobiliari, in espansione sul mercato italiano, ricerca un Office Manager & Executive Assistant da inserire nella sede direzionale di Milano, con la duplice missione di supportare la Direzione e la Leadership italiana nelle attività esecutive, e di assicurare efficienza, organizzazione e fluidità nei processi aziendali strategici e operativi della sussidiaria italiana.

Office Manager & Executive Assistant

ITA/2508/OMEA

/ Milan-based /

Il candidato ideale possiede una solida esperienza nel ruolo, maturata in contesti internazionali dinamici, con uso frequente della lingua inglese e la versatilita’ necessaria a gestire attivita’ diversificate di marketing, PR, comunicazioni interne ed esterne, supervisione di attivita’ contabili, consulenze legali, risorse umane, gestione fornitori e scheduling.

Responsabilità

Come Executive Assistant:

- Gestione delle agende, pianificazione meeting e coordinamento appuntamenti;

- Redazione e revisione di corrispondenza, presentazioni e comunicazioni interne;

- Gestione di informazioni coperte da privacy e dalla massima riservatezza;

- Organizzazione di trasferte, itinerari e note spese;

- Stesura verbali, follow-up e attività di supporto al project management;

- Interfaccia tra la Direzione, i clienti e i team interni.

Come Office Manager:

- Supervisione operativa quotidiana dell’ufficio, garantendo efficienza e ordine;

- Gestione acquisti, fornitori e contratti di servizi, approvvigionamento materiali;

- Supporto all’onboarding e formazione di nuovi dipendenti;

- Monitoraggio della conformità a policy interne e requisiti normativi;

- Coordinamento dei sistemi interni di archiviazione documentale e calendari;

- Supporto ad attività di marketing, PR, eventi aziendali e comunicazione interna o esterna;

- Organizzazione logistica di riunioni, training e iniziative di team building;

- Attivita’ d’ufficio legate all’operativita’ quotidiana: reception, telefono, commissioni, accoglienza ospiti, etc.

Requisiti

- Laurea in Lingue, Comunicazione, Economia o discipline affini;

- Almeno 4 anni di esperienza come Executive Assistant, Office Manager o in ruoli affini;





- Ottima capacità di coordinamento e gestione di processi e funzioni interdipartimentali;

- Competenza avanzata in Microsoft Office, Google Workspace e CRM/ERP aziendali;

- Spiccate doti organizzative, multitasking e gestione delle priorità;

- Eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale;

- Riservatezza, professionalità e capacità di problem solving;

- Italiano e inglese fluenti, in scritto e parlato.

L’offerta

- Un ruolo chiave di responsabilità e coordinamento in una realtà leader europea nel settore;

- Contratto a tempo indeterminato (CCNL Terziario, Distribuzione e Servizi);

- Pacchetto retributivo competitivo, commisurato all’esperienza;

- Ambiente internazionale, agile, in una realta’ in crescita costante e con concrete opportunità di sviluppo professionale.

Se ti riconosci in questo profilo, hai ambizione e competenze, contattaci scrivendo a:

[email protected]

A causa dell’alto volume di candidature saranno contattati solo i profili in linea con i requisiti.

==========

EN

A European leader in real estate investment, currently expanding in the Italian market, is seeking an Office Manager & Executive Assistant to join its Milan headquarters.

This role has a dual mission: to support the Italian Managing Director and Leadership team in operational activities, while ensuring efficiency, organization, and smooth operations across both strategic and day-to-day processes of the Italian subsidiary.

Office Manager & Executive Assistant

ITA/2508/OMEA

/ Milan-based /

The ideal candidate brings solid experience in the role, gained within dynamic international environments, with frequent use of English and the versatility to handle a wide range of activities, including marketing, PR, internal and external communications, accounting oversight, legal consultancy coordination, HR support, vendor management, and scheduling.

Key Responsibilities

As Executive Assistant

- Manage calendars,



schedule meetings, and coordinate appointments;

- Draft and edit correspondence, presentations, and internal communications;

- Handle confidential information with discretion and professionalism;

- Organize travel arrangements, itineraries, and expense reports;

- Take meeting minutes, follow up on action items, and support project management;

- Act as a liaison between management, clients, and internal teams;

As Office Manager

- Oversee the day-to-day operations of the office, ensuring efficiency and order;

- Manage purchasing, suppliers, service contracts, and office supplies;

- Support onboarding and training of new employees;

- Monitor compliance with internal policies and regulatory requirements;

- Coordinate internal systems for document management and office calendars;

- Support marketing, PR, corporate events, and internal/external communications;

- Organize logistics for meetings, training sessions, and team-building initiatives;

- Handle general office administration: reception, phone calls, errands, manage incoming guests, etc.

Requirements

- Degree in Languages, Communication, Business Administration, or related field;

- Minimum 4 years’ experience as an Executive Assistant, Office Manager, or in similar roles;

- Strong ability to coordinate and manage interdepartmental processes and functions;

- Proficiency in Microsoft Office, Google Workspace, and CRM/ERP systems;

- Excellent organizational, multitasking, and priority-management skills;

- Strong written and verbal communication skills;

- Discretion, professionalism, and problem-solving abilities;

- Fluent in Italian and English, both written and spoken.

The Offer

- A key position of responsibility and coordination in a European market leader;

- Permanent contract with competitive salary package, commensurate with experience and skills;

- International, dynamic work environment in a fast-growing company with solid professional growth opportunities.

If this profile matches your skills and ambitions, please send your application to:

[email protected]

Due to the high volume of applications, only the profiles in line with the requisites will be contacted.

📌 ITA: Office Manager & Executive Assistant (Milano)
🏢 Azienda importante
📍 Milano