Categoria: Transport & Distribution Luogo di lavoro: Genova

La figura di Back Office supporta il team commerciale e operativo nella gestione amministrativa e documentale delle forniture di bunker, assicurando il corretto inserimento degli ordini, la gestione della documentazione relativa alle consegne e il corretto flusso delle informazioni tra reparto commerciale, amministrazione, clienti e fornitori.

Principali responsabilità

Inserimento e aggiornamento degli ordini di acquisto e vendita nel gestionale aziendale.

Acquisizione e registrazione dei dati relativi a clienti e fornitori.

Verifica della correttezza dei dati commerciali inseriti: cliente, fornitore, nave, porto, prodotto, quantità, prezzo, termini di pagamento e condizioni concordate.

Emissione e gestione di order confirmation, nomination e documentazione commerciale relativa alla fornitura.

Supporto nel monitoraggio delle linee di credito dei clienti e delle performance di pagamento, in coordinamento con i reparti Commerciale e Amministrativo.

Gestione e archiviazione digitale della documentazione relativa alle singole forniture.

Supporto nella gestione di credit/debit note, document corrections e richieste amministrative provenienti da clienti e fornitori.

Comunicazione quotidiana con clienti,



fornitori e reparti interni per gli aspetti amministrativi e documentali delle forniture.

Monitoraggio delle pratiche aperte e verifica che ogni operazione venga correttamente completata e chiusa nel gestionale.

Supporto alla preparazione di report, statistiche e riconciliazioni relative alle attività di bunkeraggio.

Requisiti
Competenze richieste: È richiesta un'elevata attenzione al dettaglio. Laurea triennale preferibile. Esperienza come back office di circa 3-5 anni nel settore shipping, bunker trading o oil & gas (preferibile)

Sono inoltre importanti

buona conoscenza della lingua inglese scritta;

buona padronanza di Excel e strumenti Office;

capacità di utilizzo di software gestionali/ERP;

capacità organizzativa e gestione contemporanea di più pratiche;

precisione e affidabilità nella gestione dei dati;

capacità di lavorare con scadenze e tempistiche ristrette;

capacità di organizzare il lavoro e definire le priorità, gestendo contemporaneamente più pratiche;

buona comunicazione con reparti commerciali, amministrativi e operativi;

capacità di individuare anomalie e discrepanze prima della chiusura della pratica.

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📌 Back Office - Bunker Department (Genova)
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📍 Genova