Per il potenziamento del nostro team di Milano, siamo alla ricerca di un/una Junior Project & Executive Assistant dinamico, attento e con spiccate capacità organizzative.

Si offre inserimento in stage di 12 mesi con un rimborso spese mensile di euro 800 + ticket restaurant giornalieri.

Obiettivo del Ruolo La risorsa affiancherà direttamente un Senior Director dell'azienda, combinando l'assistenza executive di alto livello con la gestione operativa dei progetti di ricerca, garantendo riservatezza, eleganza formale ed efficienza rigorosa.

Responsabilità Principali

1. Executive & Administrative Support

- Gestione Agende e Calendari Complessi: Pianificare e coordinare l'agenda dinamica e complessa, riorganizzando tempestivamente gli appuntamenti in base alle priorità e agli imprevisti.
- Travel Management & Logistica: Organizzare trasferte nazionali
- Accoglienza & Hospitality: Gestire l'accoglienza di candidati di alto profilo e clienti C-Level in sede, curando gli standard di accoglienza e la preparazione delle sale riunioni.
- Gestione Documentale & Nota Spese: Redigere e archiviare verbali, corrispondenza riservata, contratti di mandato e reportistica mensile; raccogliere e rendicontare le note spese.
- Organizzazione Eventi & Meeting:



Supportare la pianificazione logistica e operativa di eventi.

2. Project Management & Candidate Management (Attività Headhunting)

- Executive Research & Mapping: Support all'attività di mappatura di mercato ( target company mapping ) e la ricerca attiva di profili tramite database interni, fonti di business intelligence e LinkedIn Recruiter.
- Coordinamento dei Colloqui: Pianificare e incastrare gli slot dei colloqui di selezione tra candidati, consulenti interni e clienti finali (in presenza o su piattaforme di videoconferenza come Teams, Zoom, Google Meet).
- Predisposizione Documenti: Creare e formattare i materiali di presentazione del mandato, i profili aziendali e le schede sintetiche dei candidati ( Executive Dossier ), garantendo un layout grafico e formale impeccabile.
- Candidate Experience & Communication: Curare il canale di comunicazione con i candidati durante tutte le fasi della selezione, offrendo un punto di contatto costante, professionale e altamente riservato.
- Data Quality & CRM: Aggiornare puntualmente il database aziendale (ATS/CRM), assicurando la tracciabilità delle interazioni e la conformità alle normative sulla privacy (GDPR).

📌 Project Assistant - Società di Headhunting (Milano)
🏢 WeHunt
📍 Milano