Description – Junior Site Administration & Operations Coordinator

Scopo del ruolo

La figura supporterà la gestione quotidiana delle attività amministrative e operative di sito, contribuendo a garantire correttezza documentale, tracciabilità delle informazioni, supporto ai fornitori e subappaltatori e continuità dei processi interni.

Il ruolo è pensato come posizione junior, con progressiva acquisizione di autonomia, mantenendo il coordinamento e la responsabilità complessiva delle attività in capo alla figura senior di riferimento.

Principali responsabilità

- Supportare la gestione della documentazione HSE relativa a personale, fornitori e subappaltatori, verificando completezza, scadenze e aggiornamenti.

- Gestire e aggiornare tracker, file condivisi, registri e repository documentali relativi alle attività di sito.

- Supportare le procedure di accesso al sito per dipendenti, fornitori, visitatori e personale esterno.

- Raccogliere, archiviare e verificare documentazione quali attestati formativi, DPI, idoneità, documenti di accesso e altri requisiti amministrativi richiesti.

- Supportare il monitoraggio delle scadenze documentali e sollecitare tempestivamente gli aggiornamenti necessari.

- Gestire attività amministrative legate a ordini di acquisto, richieste di materiale, servizi e forniture.

- Supportare la raccolta di offerte, il confronto tra fornitori e la preparazione della documentazione necessaria agli acquisti.

- Collaborare nella pianificazione e nel coordinamento amministrativo delle attività affidate a società esterne e subappaltatori.

- Supportare il controllo delle presenze di personale esterno e delle relative registrazioni.

- Predisporre e aggiornare report periodici destinati al management interno e al cliente.

- Supportare il controllo di budget, costi, ordini e fatture, segnalando eventuali incongruenze o informazioni mancanti.





- Gestire richieste amministrative relative a movimentazione materiali, accessi, permessi e documentazione di supporto alle attività tecniche.

- Mantenere aggiornati archivi e cartelle condivise, garantendo ordine, reperibilità e corretto accesso dei documenti.

- Collaborare con team interni, cliente, fornitori e subappaltatori per facilitare il flusso delle informazioni e la risoluzione delle problematiche amministrative.

- Supportare la preparazione documentale per audit interni, audit cliente e verifiche HSE.

- Contribuire alla standardizzazione e al miglioramento continuo dei processi amministrativi e documentali di sito.

- Supportare la figura senior nelle attività quotidiane, assumendo progressivamente autonomia sulle attività ricorrenti e di routine.

Competenze richieste

- Buona capacità organizzativa e attenzione al dettaglio.

- Precisione nella gestione di documenti, scadenze e dati.

- Capacità di lavorare su più attività contemporaneamente e di definire le priorità.

- Buone capacità comunicative e relazionali.

- Approccio proattivo e orientato alla soluzione dei problemi.

- Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel, Outlook, Teams e SharePoint.

- Capacità di lavorare in un ambiente agile e a contatto con diverse funzioni aziendali e fornitori esterni.

- Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.

Requisiti preferenziali

- Diploma o laurea in ambito amministrativo, economico, gestionale o equivalente.

- Precedente esperienza, anche breve, in attività amministrative, procurement, HSE administration, facility management, project administration o supporto operativo.

- Familiarità con processi di gestione fornitori, ordini, documentazione HSE o attività su siti industriali/logistici.

- Conoscenza di strumenti ERP, sistemi di procurement o piattaforme documentali.

Sede di lavoro: Trecate (NO)

Range di RAL: €26.000-27000€

CCNL: Metalmeccanico Industria

Annuncio valido fino a: 31-Dec-2026

📌 Junior Site Administration & Operations Coordinator... (Trecate)
🏢 Manpower
📍 Trecate