JLL empowers you to shape a brighter way .
Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients.
We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.
Whether you've got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you're looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.Finalità del ruoloSi tratta di un ruolo ibrido di nuova creazione che combina le discipline del Property Management e del Facilities Management: un'opportunità unica per una professionista o un professionista ambizioso che desidera compiere il prossimo passo nella propria carriera, acquisendo esperienza su un portafoglio industriale europeo.La figura di Property Delivery & Facilities Manager fungerà da principale punto di riferimento per i clienti nell'ambito del portafoglio assegnato, garantendo un'erogazione impeccabile di tutti i servizi immobiliari e di facility management.
Il ruolo viene valutato sulla base di KPI e SLA contrattuali e comporta piena responsabilità per la soddisfazione di clienti e occupanti presso tutti i siti assegnati.L'attenzione iniziale sarà rivolta al supporto per l'onboarding e la mobilizzazione degli asset, per poi passare alla gestione operativa completa.Cosa comporta questo lavoroFase 1: Mobilizzazione fino al "Giorno 1 Operativo" (Priorità Immediate)Transizione e Onboarding degli Asset:Condurre ispezioni congiunte di ciascun asset e completare i relativi reportSostenere le richieste di informazioni dai property manager uscenti su questioni operativeFornire consulenza al Property Management sui requisiti della transizioneSupportare l'onboarding dei fornitori e le sistemazioni temporanee necessarie all'erogazione dei serviziSupportare la preparazione per la gestione delle unità sfitteEffettuare ricognizione sulle utenze per comprendere la situazione attualeSupportare la configurazione dei contratti di servizioComprendere i servizi da erogare per ciascun assetSupportare il piano di transizione del Property ManagementConfigurazione Operativa Immediata:Effettuare tutte le letture dei contatori necessarieAvviare l'erogazione dello scope dei serviziSupportare l'implementazione di un sistema CAFM (Corrigo)Fungere da primo punto di contatto con occupanti e fornitori (in linea con la soluzione Corrigo)Supportare la supervisione dei lavori programmati / coordinarsi con il team di consulenza edile localeAvviare da subito la costruzione di relazioni con gli occupantiSupportare il coordinamento con i lavori programmati (non reattivi)Fase 2: Gestione Operativa ContinuativaGestione di Clienti e OccupantiFungere da principale punto di riferimento per i clienti, gestendo tutte le questioni relative a property e facilities nell'ambito delle autorità delegate e in linea con i piani aziendali e le istruzioni del clienteGuidare le comunicazioni regolari con gli occupanti, fornendo consulenza esperta e orientamento sulle operazioni quotidiane degli edificiDimostrare una conoscenza approfondita dei termini di locazione degli occupanti, con focus sulle implicazioni di gestione immobiliare e sugli obblighi di erogazione del servizio del clienteTenere riunioni regolari con i proprietari, garantendo il rispetto degli obblighi di locazione (es. manutenzione esterna, gestione impianti centrali)Interfacciarsi con il team di leadership del sito (Country Manager, HR, Finance, Legal, IT) quando necessarioCondurre visite trimestrali agli assetPreparare e distribuire i materiali delle Business Review trimestrali/annuali (QBR/ABR) con soddisfazione del clienteOperazioni Property e FacilitiesGarantire un'erogazione snello ed economicamente efficace della manutenzione reattiva e dei servizi quotidiani, ottimizzando le prestazioni immobiliari e di facility managementSupervisionare e monitorare tutta la manutenzione tecnica delle installazioni (AC/riscaldamento, antincendio, elettrico, HVAC, gestione verde, ecc.)Condurre ispezioni dei siti coprendo pulizia quotidiana, HVAC e manutenzione verde come parte del team FacilitiesMonitorare e gestire proattivamente gli immobili sfitti/vuoti in conformità con i contratti di gestione e le best practice del settoreGarantire che le risorse contrattuali eseguano il lavoro rispettando gli obiettivi di durata e qualità, affrontando le problematiche di sotto-performanceStabilire e gestire sistemi informativi per una pianificazione e registrazione efficace del lavoro contrattualeFungere da punto di contatto per la risposta di sicurezza/allarme e le procedure di emergenzaOrganizzare formazione sull'evacuazione antincendio e primo soccorso per il personaleAggiornare e mantenere i documenti di sicurezza ufficiali; interfacciarsi con le autorità governative quando richiestoGestione FinanziariaSupervisionare la gestione finanziaria degli immobili, inclusa preparazione e monitoraggio dei budget delle spese di servizio, reporting trimestrale delle varianze e riconciliazione delle spese di servizio, aderendo alle pratiche contabili concordateGestire e autorizzare ordini di acquisto e fatture tramite il sistema Yardi Voyager del cliente, secondo i limiti concordati e i protocolli finanziariProcessare e controllare fatture e ordini di lavoro; aprire e monitorare budget nei sistemi finanziari; preparare e aggiornare previsioniNegoziare, rinegoziare e mantenere contratti con i fornitori per garantire convenienza economicaPianificare e preventivare lavori di allestimento interno e installazioni tecnicheAcquistare mobili e organizzare spostamenti di uffici/spazi dipartimentali interni quando richiestoSalute, Sicurezza e ConformitàSviluppare e mantenere dispositivi di salute e sicurezza di alta qualità, collaborando con i principali stakeholder del cliente e terze parti per garantire conformità con i contratti di servizio e gli standard di settoreGuidare la revisione e la risoluzione dei rischi identificati nelle Valutazioni dei Rischi indipendenti,



supervisione del processo di audit JLL e le ispezioni di conformità del sitoGestire la presentazione di richieste di risarcimento assicurative relative a incidenti in loco, coordinandosi con assicuratori e periti secondo necessitàDimostrare una solida comprensione degli obblighi di riparazione e manutenzione di proprietari e inquiliniDimostrare una solida comprensione delle richieste degli inquilini per accordi di Licenza di Alterazione, accordi di sublocazione e cessioniGestione ProgettiGuidare la transizione fluida di singoli immobili nel portafoglio di gestione, garantendo continuità del servizio e soddisfazione del clienteGestire le attività di progetto durante le fasi di allestimento: interfacciarsi con i team, organizzare gli orari di lavoro e garantire un'erogazione di qualitàFormare e guidare tutti i team di progetto (subappaltatori, tecnici di manutenzione e tecnici di messa in servizio) attraverso i cicli completi dei progettiSupportare la valutazione e pianificazione degli spazi, incluso l'aggiornamento delle planimetrie in collaborazione con i partner architetti del clienteProcurement e Gestione FornitoriCollaborare con i team specialistici interni per garantire che tutte le forniture e i servizi immobiliari siano approvvigionati in linea con il programma di procurement JLL, bilanciando qualità ed efficacia dei costiIdentificare e implementare misure di risparmio sui costi nelle operazioni JLL, nei servizi per i clienti e nelle relazioni con i fornitori, concentrandosi sui miglioramenti dell'efficienza e sui metodi innovativi di erogazione dei serviziGestione Persone e TeamGestire un team di Coordinatori Facilities ed Eventi/personale dell'edificio, inclusa allocazione delle risorse, delega del carico di lavoro e garanzia di adesione alle best practiceAmministrazione generale del dipartimento (ferie, formazione, valutazioni delle prestazioni, ecc.)Dati, Reporting e AmministrazioneAssumersi la responsabilità dell'integrità dei dati all'interno della regione assegnata, garantendo accuratezza e completezza di tutte le informazioni relative agli immobiliGestire tutta la corrispondenza di routine, utilizzando e migliorando documenti e template standard secondo necessitàRispettare tutti i KPI e gli SLA contrattuali definiti nel contrattoCosa cerchiamoRequisiti EssenzialiMinimo 5 anni di esperienza nella gestione immobiliare commerciale e/o nel Facilities Management con solida comprensione delle pratiche di property management surveyingComprovata esperienza nella gestione di occupanti e partner di fornituraCompetenze linguistiche in italiano essenziali; richiesta padronanza dell'inglesePatente di guida europea validaEccellenti capacità di comunicazione verbale e scritta, con capacità di presentare a stakeholder seniorEsperienza in Project ManagementConoscenza delle pratiche di sostenibilità nel property e facilities managementCapacità di mobilizzarsi rapidamente e supportare l'onboarding urgente di asset in ItaliaPreferenzialiEsperienza approfondita con Yardi Voyager o piattaforme comparabili di property managementEsperienza con sistemi finanziari come Oracle o equivalentiFamiliarità con il settore immobiliare industriale europeo e la gestione di portafogli transfrontalieriEsperienza con sistemi CAFM (Corrigo preferibile)Disponibilità a viaggiareCondizioniLavoro da remoto – con sede ovunque in ItaliaContratto iniziale di 3 mesi con possibilità di proroga o trasformazione a tempo indeterminatoRichiesta disponibilità full timeWhat this job involvesRole PurposeThis is a newly created, hybrid role blending both Property Management and Facilities Management disciplines — a unique opportunity for an ambitious professional to take the next step in their career by gaining experience across a European industrial portfolio.The Property Delivery & Facilities Manager will serve as the primary point of contact for clients across the assigned portfolio, ensuring seamless delivery of all property and facilities services.
The role is measured against contractual KPIs and SLAs and carries full accountability for client and occupier satisfaction across all assigned sites.Initial focus will be on asset onboarding and mobilisation support, transitioning to full operational management responsibilities.What This Job InvolvesPhase 1: Mobilisation to "Go Live Day 1" (Immediate Priorities)Asset Transition & Onboarding:Conduct joint inspections of each asset and complete inspection reportsSupport information requests from incumbent managers on operational mattersAdvise Property Management of transition requirementsSupport supplier onboarding and temporary arrangements to deliver services where requiredSupport preparation for vacant unit managementConduct discovery on utilities to understand what is currently in placeSupport service contract setupUnderstand services to be delivered for each assetSupport PM transitions planImmediate Operational Setup:Undertake all required meter readingsCommence delivery of scope of servicesSupport implementation of a CAFM system (Corrigo)Serve as first point of contact with occupiers and suppliers (aligned to Corrigo solution)Support oversight of planned works / connect with in-country building consultancy teamBegin immediate relationship building with occupiersSupport coordination with planned works (not reactive)Phase 2: Ongoing Operational ManagementClient & Occupier ManagementServe as the primary point of contact for clients, managing all property and facilities-related matters within delegated authority and in line with business plans and client instructionsLead regular communications with occupiers, providing expert advice and guidance on the day-to-day operations of buildingsDemonstrate an in-depth understanding of occupiers' lease terms,



focusing on estate management implications and the client's service provision obligationsHold regular meetings with landlords, ensuring lease obligations are being met (e.G. external maintenance, central plant management)Liaise with the site leadership team (Country Manager, HR, Finance, Legal, IT) as requiredConduct quarterly asset visitsPrepare and distribute Quarterly / Annual Business Review (QBR/ABR) materials to the client's satisfactionProperty & Facilities OperationsEnsure efficient and cost-effective delivery of reactive maintenance and day-to-day services, optimising property and facilities performanceOversee and follow up on all technical maintenance for installations (AC/heating, fire suppression, electrical, HVAC, landscaping, etc.)Conduct site inspections covering daily cleaning, HVAC, and landscaping as part of the Facilities teamProactively monitor and manage vacant/void properties in accordance with management contracts and industry best practicesEnsure that contracted resources deliver work to meet duration and quality targets, addressing underperformance issuesEstablish and operate information systems for effective scheduling and recording of contract workServe as point of contact for security/alarm response and emergency proceduresOrganise fire evacuation and first aid training for employeesUpdate and maintain official safety documents; liaise with government authorities as requiredFinancial ManagementOversee financial management of properties, including preparation and monitoring of service charge budgets, quarterly variance reporting and service charge reconciliation, adhering to agreed accounting practicesManage and authorise purchase orders and invoices through the client's Yardi Voyager system in accordance with agreed limits and financial protocolsProcess and control invoices and work orders; open and monitor budgets in financial systems; prepare and update forecastsNegotiate, renegotiate and maintain contracts with vendors to ensure cost-effectivenessPlan and budget internal fit-out works and technical installationsPurchase furniture and organise internal departmental office/space moves as requiredHealth, Safety & ComplianceDevelop and maintain high-quality health and safety arrangements, collaborating with key client stakeholders and third parties to ensure compliance with service contracts and industry standardsLead the review and resolution of risks identified in independent Risk Assessments, overseeing JLL's audit process and Site Compliance inspectionsManage the submission of insurance claims related to on-site incidents, coordinating with insurers and loss adjusters as neededDemonstrate a strong understanding of landlord & tenant repair and maintenance obligationsDemonstrate a strong understanding of tenant applications for Licence to Alter agreements, sub-let agreements and assignmentsProject ManagementLead the seamless transition of individual properties into the management portfolio, ensuring continuity of service and client satisfactionManage project activities during built-out phases: liaise with teams, organise work schedules and ensure quality deliveryCoach and guide all project teams (subcontractors, maintenance engineers and commissioning engineers) throughout full project lifecyclesSupport space evaluation and planning, including updating floor plans in partnership with client architect partnersProcurement & Supplier ManagementCollaborate with internal specialist teams to ensure all property supplies and services are procured in line with JLL's procurement programme, balancing quality and cost-effectivenessIdentify and implement cost-saving measures across JLL operations, client services and supplier relationships, focusing on efficiency improvements and innovative service delivery methodsPeople & Team ManagementManage a team of Facilities and Events Coordinators/building staff, including allocating resources, delegating workload and ensuring adherence to best practicesConduct general administration of the department (holidays, training, performance reviews, etc.)Data, Reporting & AdministrationTake responsibility for data integrity within the assigned region, ensuring accuracy and completeness of all property-related informationManage all routine correspondence, utilising and improving standard documents and templates as appropriateMeet all contractual KPIs and SLAs defined within the contractWhat We're Looking ForEssentialMinimum of 5 years' experience in commercial property management and/or Facilities Management with a solid understanding of property management surveying practicesProven track record in occupier and supply partner managementLanguage capabilities in Italian essential; English proficiency requiredValid European driving licenceExcellent verbal and written communication skills, with the ability to present to senior stakeholdersProject Management experienceKnowledge of sustainability practices in property and facilities managementAbility to mobilise quickly and support urgent asset onboarding in ItalyPreferredExtensive experience with Yardi Voyager or comparable property management platformsExperience with financial systems such as Oracle or equivalentFamiliarity with European industrial real estate and cross-border portfolio managementExperience with CAFM systems (Corrigo preferred)Availability to travelConditionsRemote work – located anywhere in Italy3-month initial contract with possibility to extend or become permanentFull-time availability requiredEstimated compensation for this position*************** EUR per yearEstimated compensation for this position: 40,***********,****** EUR per yearLocationRemote –Milano, ITA, ROME, ITACompany CultureJones Lang LaSalle ("JLL") is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.
If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process, including the online application and/or overall selection process, you may email us at ******.
This email is only to request an accommodation.
Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page.
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📌 Property Delivery & Facilities Manager - Temporary Contract (Milano)
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