Settore: amministrazione
Orario di lavoro: Tempo completo
Contratto: Somministrazione
Description - Junior Site Administration & Operations Coordinator Scopo del ruolo La figura supporterà la gestione quotidiana delle attività amministrative e operative di sito, contribuendo a garantire correttezza documentale, tracciabilità delle informazioni, supporto ai fornitori e subappaltatori e continuità dei processi interni.
Principali responsabilità Supportare la gestione della documentazione HSE relativa a personale, fornitori e subappaltatori, verificando completezza, scadenze e aggiornamenti.
Supportare le procedure di accesso al sito per dipendenti, fornitori, visitatori e personale esterno.
Raccogliere, archiviare e verificare documentazione quali attestati formativi, DPI, idoneità, documenti di accesso e altri requisiti amministrativi richiesti.
Supportare il monitoraggio delle scadenze documentali e sollecitare tempestivamente gli aggiornamenti necessari.
Supportare la raccolta di offerte, il confronto tra fornitori e la preparazione della documentazione necessaria agli acquisti.
Collaborare nella pianificazione e nel coordinamento amministrativo delle attività affidate a società esterne e subappaltatori.
Supportare il controllo delle presenze di personale esterno e delle relative registrazioni.
Predisporre e aggiornare report periodici destinati al management interno e al cliente.
Supportare il controllo di budget, costi, ordini e fatture, segnalando eventuali incongruenze o informazioni mancanti.
Mantenere aggiornati archivi e cartelle condivise, garantendo ordine, reperibilità e corretto accesso dei documenti.
Collaborare con team interni, cliente, fornitori e subappaltatori per facilitare il flusso delle informazioni e la risoluzione delle problematiche amministrative.
Supportare la preparazione documentale per audit interni, audit cliente e verifiche HSE.
Contribuire alla standardizzazione e al miglioramento continuo dei processi amministrativi e documentali di si
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