Workplace CoordinatorApply: On-site: Milano, ITA: Full time: Posted Today: REQ537248JLL empowers you to shape a brighter way.Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. Whether you've got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you're looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.Assago, Milan*Reports to: Regional Facilities Manager (JLL)*Position OverviewJLL is seeking an experienced Workplace Coordinator to support facilities coordination in Milan. This role requires a customer-focused professional who can seamlessly coordinate both hard and soft services while maintaining the highest standards of service delivery and client satisfaction.

Key ResponsibilitiesCustomer Service ExcellenceProvide receptionist and client host responsibilities at front of house. Maintain exceptional customer service standards, ensuring prompt and professional responses. Monitor service delivery performance and implement continuous improvement initiatives.

Handle escalations professionally and work toward swift resolution.Facilities CoordinationCoordinate and oversee onsite mechanical, electrical, and plumbing (MEP) services utilising the JLL CAFM System. Supervise regular building fabric maintenance. Oversee maintenance and repairs of in scope assets.

Coordinate planned preventive maintenance (PPM) schedules and reactive maintenance. Ensure compliance with health and safety regulations and building codes. Complete regular office audits to ensure safe, comfortable & maintained environment.

Manage cleaning services, waste management, and recycling programs. Coordinate and support food & beverage services and concierge functions.



Coordinate and support as required mail and courier services.

Administration & ComplianceMaintain accurate records and documentation for all services. Prepare regular reports on service performance and KPIs. Ensure compliance with JLL standards and client requirements.

Required

Qualifications3+ years of facilities management experience, preferably in commercial real estate. Strong customer service orientation with excellent communication skills.

Experience managing both hard and soft FM services. Ability to work flexibly across multiple locations. Proficiency in FM software systems and Microsoft Office Suite. Understanding of health and safety regulations and compliance requirements.

Fluency in both Italian and English. The start date is set for January 2027.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------JLL è alla ricerca di una figura esperta nel ruolo di Workplace Coordinator per supportare il coordinamento delle facilities a Milano. Questa posizione richiede una persona orientata alla clientela, capace di coordinare in modo fluido sia i servizi tecnici che quelli di facility management, mantenendo i più alti standard di erogazione del servizio e soddisfazione della clientela.Responsabilità PrincipaliEccellenza nel Servizio alla ClientelaSvolgere attività di reception e accoglienza presso l'ingresso principale.





Fungere da punto di contatto primario per richieste e quesiti relativi alle facilities. Mantenere standard eccezionali di servizio alla clientela, garantendo risposte tempestive e professionali. Costruire e mantenere solide relazioni con clientela, fornitori e stakeholder interni.

Monitorare le prestazioni di erogazione dei servizi e implementare iniziative di miglioramento continuo. Gestire le escalation in modo qualificato e lavorare per una rapida risoluzione.Coordinamento delle FacilitiesCoordinare e supervisionare i servizi MEP (meccanici, elettrici e idraulici) in loco utilizzando il sistema CAFM di JLL. Coordinare i programmi di manutenzione preventiva pianificata (PPM) e la manutenzione reattiva.

Garantire la conformità alle normative di salute e sicurezza e ai regolamenti edilizi. Gestire i servizi di pulizia, la gestione dei rifiuti e i programmi di riciclo. Supervisionare la manutenzione di aree verdi e piante.

Amministrazione e ConformitàMantenere documentazione e registri accurati per tutti i servizi. Preparare report periodici sulle prestazioni dei servizi e sui KPI. Garantire la conformità agli standard JLL e ai requisiti della clientela.

Supportare i processi di audit e le ispezioni normative.Requisiti Richiesti**Esperienza di almeno 3 anni nel facility management, preferibilmente nel settore immobiliare commerciale. Forte orientamento al servizio alla clientela con eccellenti capacità comunicative. Esperienza nella gestione sia di servizi tecnici che di facility management.

Capacità di lavorare in modo flessibile in diverse sedi. Competenza nell'uso di software di facility management e della suite Microsoft Office. Conoscenza delle normative di salute e sicurezza e dei requisiti di conformità.

Padronanza fluente di italiano e inglese. La data di inizio è prevista per gennaio 2027.

📌 Co-ordinator (Part time) (Roma)
🏢 Jones Lang Lasalle
📍 Roma