Job description

Descrizione del ruolo

Il ruolo di Portineria / Reception presso la nostra sede di Cortemaggiore è fondamentale per garantire un’accoglienza ottimizzato e professionale. Il candidato selezionato rappresenterà il primo punto di contatto per visitatori, clienti e dipendenti, assicurando una comunicazione chiara e un ambiente organizzato. La posizione prevede la gestione delle attività di front office e il supporto amministrativo al team, contribuendo al corretto svolgimento delle operazioni quotidiane.

Responsabilità principali

- Accogliere e registrare visitatori, fornendo informazioni precise e indirizzandoli ai reparti competenti.

- Gestire le chiamate telefoniche in entrata, smistando le comunicazioni in modo tempestivo ed efficace.

- Coordinare la ricezione e la distribuzione della posta e dei pacchi.

- Monitorare l’accesso agli edifici, garantendo la sicurezza e il rispetto delle procedure aziendali.

- Supportare le attività amministrative di base, inclusa la gestione documentale e la compilazione di report.

- Collaborare con i vari reparti per facilitare la comunicazione interna e risolvere eventuali problematiche.

- Mantenere l’area reception ordinata, accogliente e professionale.

Requisiti richiesti

- Conoscenza operativa di strumenti informatici quali software per la gestione chiamate, posta elettronica e programmi di videosorveglianza.

- Esperienza pregressa in ruoli di accoglienza o front office considerata un valore aggiunto.

- Capacità nell’utilizzo di sistemi di registrazione visitatori e gestione accessi.

- Conoscenza delle procedure di sicurezza aziendale e delle normative sulla privacy.

- Eccellenti competenze comunicative e organizzative.





- Attitudine al lavoro autonomo e in team, mantenendo sempre un comportamento professionale.

Diversità e inclusione

L’azienda si impegna a garantire pari opportunità a tutti i candidati indipendentemente da genere, età, origine etnica o background personale. Promuoviamo un ambiente lavorativo rispettoso ed equo dove ogni persona può esprimere al meglio le proprie potenzialità.

Requirements

La giornata tipica del ruolo di Portineria / Reception inizia con l'accoglienza dei visitatori, clienti e dipendenti presso l'ingresso dell'azienda a Cortemaggiore. Il professionista registra ogni ingresso, fornendo informazioni precise e indirizzando le persone ai reparti competenti. Durante la giornata, gestisce le chiamate telefoniche in entrata, smistandole tempestivamente ai destinatari appropriati, e coordina la ricezione e distribuzione della posta e dei pacchi, assicurando che ogni consegna arrivi al destinatario corretto. Collabora costantemente con i vari reparti per facilitare la comunicazione interna e risolvere eventuali problematiche, mantenendo un ambiente organizzato e professionale. Inoltre, monitora l'accesso agli edifici per garantire la sicurezza e il rispetto delle procedure aziendali, supportando anche le attività amministrative di base come la gestione documentale e la compilazione di report.



L'area reception viene mantenuta ordinata e accogliente per offrire un'immagine positiva dell'azienda. Nel corso della giornata, il Portiere / Receptionista accoglie i visitatori con cortesia, registrando i loro dati tramite sistemi di registrazione visitatori e gestendo l'accesso in conformità con le normative sulla privacy e le procedure di sicurezza aziendale. Gestisce le chiamate telefoniche utilizzando software dedicati, smistando le comunicazioni in modo efficace e risolvendo eventuali richieste o problemi di primo livello. Coordina la ricezione della posta e dei pacchi, verificandone la correttezza e consegnandoli ai reparti interessati. In caso di situazioni impreviste, come visitatori non autorizzati o problemi tecnici, prende decisioni rapide per garantire la sicurezza e il regolare svolgimento delle attività. Supporta il team amministrativo con attività di gestione documentale e redazione di report, collaborando con i colleghi per mantenere un flusso di lavoro efficiente e una comunicazione chiara. Il ruolo richiede una conoscenza operativa di strumenti informatici quali software per la gestione delle chiamate, posta elettronica e programmi di videosorveglianza. È fondamentale l'esperienza pregressa in ruoli di accoglienza o front office, unitamente alla capacità di utilizzare sistemi di registrazione visitatori e gestione accessi. La conoscenza delle procedure di sicurezza aziendale e delle normative sulla privacy è indispensabile. Sono richieste eccellenti competenze comunicative e organizzative, oltre a un'attitudine al lavoro autonomo e in team, mantenendo sempre un comportamento professionale.

📌 PORTINERIA RECEPTION (Cortemaggiore)
🏢 GruppoNam
📍 Cortemaggiore