Flash Art is looking for an Assistant & Distribution Manager
Milan | Full-time
Flash Art, one of the longest-running international magazines dedicated to contemporary art, is looking for an Assistant & Distribution Manager, possibly the same person, to support the Publisher and Editor at Large across editorial, special projects and partnerships, and to manage the magazine's distribution.
The role The position combines project development and production coordination with full responsibility for distribution in Italy and abroad, and requires art-historical knowledge, excellent writing skills and commercial sense.
Projects and production
→ Research and development of editorial and special projects, including archive and image research
→ Drafting briefs and project documents for artists, institutional partners, photographers, designers and external partners
→ Managing production correspondence with printers, fabricators, shippers and suppliers: requests for quotation, schedules, proofs and approvals
→ Monitoring timelines, budgets and deliverables across concurrent projects
→ Liaising with artists, galleries, museums, foundations and brand partners
→ Fact-checking, captions, credits and rights clearance; preparing presentations and reports
→ Managing the Publisher's agenda, travel and meetings, with full confidentiality
Distribution
→ Managing the magazine's distribution in Italy and especially abroad: distributors, bookshops and stockists; orders, replenishments, returns and potential reconciliation
→ Coordinating print runs and the shipping of each issue with the printer and logistics providers
→ Developing new points of sale, including museum bookshops, concept stores and art fairs, and monitoring sell-through
→ Overseeing subscriptions and fulfilment; keeping stock, sales and invoicing records up to date and reporting on results
Profile
→ Degree in art history, curatorial studies or a related field, with strong knowledge of contemporary art
→ At least three years' experience in a magazine, publishing house, gallery, museum, press office, artist's studio or production company
→ Experience in magazine or book distribution,
logistics or sales
→ Excellent written and spoken English and Italian
→ Demonstrated ability to write precise briefs and handle production correspondence independently
→ Rigour, discretion, autonomy and composure under deadlines
→ Proficiency in Google Workspace, Microsoft Office and spreadsheets; familiarity with Adobe InDesign is an asset
→ Availability for occasional travel
Terms
Milan, full-time, starting 1 November 2026. Remuneration commensurate with experience.
How to apply
Please send a CV and cover letter to
[email protected], subject line "Assistant & Distribution Manager", by October 26th. Only shortlisted candidates will be contacted. Flash Art is an equal opportunity employer.
Annuncio in ITALIANO
Flash Art cerca un/una Assistant & Distribution Manager
Milano | Tempo completo
Flash Art, una delle riviste internazionali di arte contemporanea più longeve, cerca una figura di Assistant & Distribution Manager a supporto dell'editore ed Editor at Large nelle attività editoriali, nei progetti speciali e nelle partnership, con la responsabilità della distribuzione della rivista. La persona dovrebbe ricoprire entrambi i ruoli.
Il ruolo La posizione unisce lo sviluppo dei progetti e il coordinamento della produzione alla piena responsabilità della distribuzione in Italia e all'estero, e richiede conoscenze storico-artistiche, ottime capacità di scrittura e sensibilità commerciale.
Progetti e produzione
→ Ricerca e sviluppo di progetti editoriali e speciali, inclusa la ricerca d'archivio e iconografica
→ Redazione di brief e documenti di progetto per artisti, autori, fotografi, designer e partner esterni
→ Gestione della corrispondenza di produzione con tipografie, laboratori,
spedizionieri e fornitori: richieste di preventivo, tempistiche, prove di stampa e approvazioni
→ Monitoraggio di tempi, budget e consegne su più progetti in parallelo
→ Rapporti con artisti, gallerie, musei, fondazioni e brand partner
→ Fact-checking, didascalie, crediti e diritti d'immagine; preparazione di presentazioni e report
→ Gestione dell'agenda, dei viaggi e degli appuntamenti della Publisher, nella massima riservatezza
Distribuzione
→ Gestione della distribuzione della rivista in Italia e all'estero: distributori, librerie e punti vendita; ordini, riassortimenti, resi e rendicontazione
→ Coordinamento delle tirature e delle spedizioni di ogni numero con la tipografia e i fornitori logistici
→ Sviluppo di nuovi punti vendita, tra cui bookshop museali, concept store e fiere d'arte, e monitoraggio del venduto
→ Supervisione di abbonamenti ed evasione degli ordini; aggiornamento dei dati di magazzino, vendite e fatturazione e report sui risultati
Profilo
→ Laurea in storia dell'arte, studi curatoriali o discipline affini, con una solida conoscenza dell'arte contemporanea
→ Almeno tre anni di esperienza in una rivista, casa editrice, galleria, museo, studio d'artista o società di produzione
→ Esperienza nella distribuzione editoriale, nella logistica o nelle vendite
→ Ottima conoscenza dell'inglese e dell'italiano, scritti e parlati
→ Comprovata capacità di redigere brief precisi e di gestire in autonomia la corrispondenza di produzione
→ Rigore, riservatezza, autonomia e lucidità sotto scadenza
→ Padronanza di Google Workspace, Microsoft Office e fogli di calcolo; la conoscenza di Adobe InDesign è un plus
→ Disponibilità a trasferte occasionali
Condizioni
Milano, tempo pieno, inizio 1° novembre 2026. Retribuzione commisurata all'esperienza.
Come candidarsi
Inviare CV e lettera di presentazione a
[email protected], con oggetto "Assistant & Distribution Manager", entro il 26 ottobre. Saranno ricontattate solo le candidature selezionate. Annuncio rivolto a persone di ogni genere (L. 903/77 e 125/91).
📌 Assistant & Distribution Manager (Milano)
🏢 Flash Art
📍 Milano