Chi siamo

Terre di San Vito è un’azienda agricola e vinicola immersa nella campagna di Polignano a Mare, dove vino, natura e ospitalità si incontrano. Accogliamo una clientela italiana e internazionale attraverso degustazioni, visite in cantina ed esperienze dedicate alla scoperta del territorio.

Il nostro ambiente di lavoro è internazionale, vivace e orientato alla qualità del servizio, alla cura del cliente e alla collaborazione.

La figura che cerchiamo

Cerchiamo una persona precisa, affidabile e organizzata, con esperienza nella contabilità e nella gestione amministrativa, che diventi un punto di riferimento per le attività quotidiane dell’ufficio.

Il ruolo comprende la gestione contabile, i rapporti con clienti e fornitori, il coordinamento amministrativo delle spedizioni di vino in Italia e all’estero e l’aggiornamento del calendario delle prenotazioni. È richiesta una buona padronanza dell’inglese, da utilizzare regolarmente nelle comunicazioni scritte e telefoniche.

Responsabilità principali

Contabilità e fatturazione

- Gestione del ciclo attivo e passivo: emissione, registrazione e controllo delle fatture di vendita e di acquisto, delle note di credito e della relativa documentazione.
- Gestione della fatturazione elettronica e verifica della corretta trasmissione e ricezione dei documenti attraverso il gestionale aziendale.
- Registrazione della prima nota, dei movimenti bancari, degli incassi e dei pagamenti.
- Riconciliazioni bancarie e verifica della corrispondenza tra fatture, ordini, documenti di trasporto e movimenti contabili.
- Aggiornamento dello scadenzario clienti e fornitori, controllo dei crediti aperti e gestione dei solleciti di pagamento, anche in inglese.
- Predisposizione dei bonifici da sottoporre all’autorizzazione della direzione e verifica dei pagamenti effettuati e ricevuti.
- Controllo degli incassi provenienti da bonifici, POS, pagamenti online e altri canali utilizzati dall’azienda.
- Monitoraggio delle spese e predisposizione di prospetti periodici su costi, ricavi, incassi, pagamenti e disponibilità finanziarie.
- Raccolta e organizzazione della documentazione necessaria alle chiusure contabili periodiche e annuali, in collaborazione con il commercialista.
- Archiviazione ordinata dei documenti amministrativi, contabili e fiscali.

Gestione amministrativa dell’azienda agricola e vinicola

- Gestione della documentazione relativa all’acquisto di materie prime, bottiglie, etichette, imballaggi, attrezzature e servizi.
- Supporto al controllo delle giacenze e alla verifica dei movimenti di magazzino,



in coordinamento con i responsabili della produzione e della cantina.
- Raccolta e controllo dei dati amministrativi relativi a vendite di vino, degustazioni, visite ed eventi.
- Supporto documentale agli adempimenti specifici del settore agricolo e vitivinicolo, in collaborazione con i consulenti e i referenti competenti.

Clienti e fornitori

- Aggiornamento delle anagrafiche e verifica dei dati fiscali, dei recapiti e delle condizioni commerciali.
- Gestione amministrativa di preventivi, ordini, conferme d’acquisto e condizioni di pagamento.
- Contatti con clienti, fornitori, importatori, distributori e partner italiani ed esteri.
- Verifica delle eventuali discrepanze tra importi concordati, fatture e pagamenti, con segnalazione e risoluzione delle anomalie.
- Comunicazioni professionali in italiano e in inglese, con attenzione alla tempestività e alla qualità del servizio.

Spedizioni di vino in Europa e fuori Europa, soprattutto negli Stati Uniti

- Coordinamento operativo e amministrativo delle spedizioni, dalla conferma dell’ordine alla consegna.
- Contatti con corrieri, spedizionieri, importatori e intermediari doganali per preventivi, ritiri, tempistiche e documentazione.
- Predisposizione e controllo di fatture commerciali, packing list, documenti di trasporto e degli ulteriori documenti richiesti per la destinazione.
- Verifica, con i professionisti incaricati, della documentazione e delle condizioni necessarie alla spedizione di bevande alcoliche, con particolare attenzione al mercato statunitense.
- Raccolta dei dati del destinatario e verifica delle istruzioni di consegna e dei riferimenti dell’importatore, quando necessario.
- Monitoraggio delle spedizioni e gestione delle comunicazioni relative a ritardi, giacenze, danneggiamenti o problemi di consegna.
- Controllo dei costi di trasporto, delle fatture degli spedizionieri e degli eventuali oneri accessori.
- Archiviazione della documentazione di spedizione e di esportazione, in raccordo con il commercialista e gli intermediari incaricati.

Calendario e prenotazioni

- Aggiornamento del calendario di degustazioni, visite in cantina, eventi ed esperienze.
- Gestione delle richieste di disponibilità e invio di preventivi e conferme di prenotazione, anche in inglese.




- Registrazione di numero di ospiti, servizi richiesti, esigenze particolari e informazioni utili all’accoglienza.
- Controllo di acconti, saldi, cancellazioni e rimborsi secondo le condizioni aziendali.
- Coordinamento con il personale dedicato all’ospitalità per garantire informazioni corrette, disponibilità aggiornate e un’organizzazione puntuale.
- Verifica della corrispondenza tra prenotazioni, servizi erogati, incassi e documenti fiscali.

Requisiti richiesti

- Esperienza concreta nella contabilità generale e nella gestione amministrativa, con autonomia nelle attività quotidiane.
- Diploma in ragioneria o amministrazione e finanza, laurea in discipline economiche o formazione equivalente.
- Buona conoscenza della fatturazione elettronica, della prima nota, delle riconciliazioni bancarie e della gestione degli scadenzari.
- Dimestichezza con software contabili e gestionali, come IMAGO o strumenti equivalenti, e capacità di apprendere il programma utilizzato dall’azienda.
- Ottima padronanza di Excel o strumenti equivalenti, con capacità di utilizzare formule, filtri, tabelle pivot e prospetti di controllo.
- Buona conoscenza operativa dell’inglese scritto e parlato, per gestire autonomamente email, telefonate, ordini, prenotazioni e comunicazioni con clienti e partner internazionali.
- Familiarità con home banking, strumenti di pagamento digitale, posta elettronica e calendari condivisi.
- Precisione, riservatezza, affidabilità e capacità di rispettare scadenze e priorità.
- Attitudine a lavorare in squadra e a coordinarsi con direzione, cantina, ospitalità e consulenti esterni.

Costituiscono un valore aggiunto

- Esperienza in aziende agricole, cantine o imprese del settore agroalimentare.
- Conoscenza delle procedure amministrative connesse alle vendite internazionali e alle spedizioni di vino, soprattutto verso gli Stati Uniti.
- Esperienza nei settori hospitality, turismo o lusso.
- Familiarità con gestionali di magazzino, sistemi di prenotazione e CRM.

Cosa offriamo Un ruolo centrale nell’organizzazione di Terre di San Vito, a contatto con una clientela internazionale e con le diverse attività dell’azienda. Cerchiamo una persona con cui costruire una collaborazione solida, valorizzandone competenze, senso di responsabilità e crescita professionale. Inquadramento e retribuzione saranno definiti in base all’esperienza e alle competenze.

Per candidarsi

Inviare il proprio curriculum ad [email protected] con oggetto “Candidatura Contabile – Terre di San Vito”,

Grazie

📌 Contabile (Polignano a Mare)
🏢 Terre di San Vito
📍 Polignano a Mare