Description – Junior Site Administration &, Operations Coordinator Scopo del ruolo La figura supporter la gestione quotidiana delle attivit amministrative e operative di sito, contribuendo a garantire correttezza documentale, tracciabilit delle informazioni, supporto ai fornitori e subappaltatori e continuit dei processi interni. Il ruolo è pensato come posizione junior, con progressiva acquisizione di autonomia, mantenendo il coordinamento e la responsabilit complessiva delle attivit in capo alla figura senior di riferimento. Principali responsabilit Supportare la gestione della documentazione HSE relativa a personale, fornitori e subappaltatori, verificando completezza, scadenze e aggiornamenti. Gestire e aggiornare tracker, file condivisi, registri e repository documentali relativi alle attivit di sito. Supportare le procedure di accesso al sito per dipendenti, fornitori, visitatori e personale esterno. Raccogliere, archiviare e verificare documentazione quali attestati formativi, DPI, idoneit , documenti di accesso e altri requisiti amministrativi richiesti. Supportare il monitoraggio delle scadenze documentali e sollecitare tempestivamente gli aggiornamenti necessari. Gestire attivit amministrative legate a ordini di acquisto, richieste di materiale, servizi e forniture. Supportare la raccolta di offerte, il confronto tra fornitori e la preparazione della documentazione necessaria agli acquisti. Collaborare nella pianificazione e nel coordinamento amministrativo delle attivit affidate a societ esterne e subappaltatori. Supportare il controllo delle presenze di personale esterno e delle relative registrazioni. Predisporre e aggiornare report periodici destinati al management interno e al cliente. Supportare il controllo di budget, costi, ordini e fatture, segnalando eventuali incongruenze o informazioni mancanti.



Gestire richieste amministrative relative a movimentazione materiali, accessi, permessi e documentazione di supporto alle attivit tecniche. Mantenere aggiornati archivi e cartelle condivise, garantendo ordine, reperibilit e corretto accesso dei documenti. Collaborare con team interni, cliente, fornitori e subappaltatori per facilitare il flusso delle informazioni e la risoluzione delle problematiche amministrative. Supportare la preparazione documentale per audit interni, audit cliente e verifiche HSE. Contribuire alla standardizzazione e al miglioramento continuo dei processi amministrativi e documentali di sito. Supportare la figura senior nelle attivit quotidiane, assumendo progressivamente autonomia sulle attivit ricorrenti e di routine. Competenze richieste Buona capacit organizzativa e attenzione al dettaglio. Precisione nella gestione di documenti, scadenze e dati. Capacit di lavorare su più attivit contemporaneamente e di definire le priorit . Buone capacit comunicative e relazionali. Approccio intraprendente e orientato alla soluzione dei problemi. Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel, Outlook, Teams e SharePoint. Capacit di lavorare in un ambiente dinamico e a contatto con diverse funzioni aziendali e fornitori esterni. Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata. Requisiti preferenziali Diploma o laurea in ambito amministrativo, economico, gestionale o equivalente. Precedente esperienza, anche breve, in attivit amministrative, procurement, HSE administration, facility management, project administration o supporto operativo. Familiarit con processi di gestione fornitori, ordini, documentazione HSE o attivit su siti industriali/logistici. Conoscenza di strumenti ERP, sistemi di procurement o piattaforme documentali. Sede di lavoro: Trecate (NO) Range di RAL: €26.000-27000€ CCNL: Metalmeccanico Industria Annuncio valido fino a: 31-Dec-2026 vetrinabakeca

📌 Junior Site Administration & Operations Coordinator (Trecate)
🏢 Manpowergroup
📍 Trecate