Il ruolo

Siamo alla ricerca di un Document Controller che supporti la gestione documentale dei progetti garantendo qualità, tracciabilità, accuratezza e conformità dei flussi informativi tra clienti, consulenti, progettisti, contractor e stakeholder.

La figura avrà un ruolo centrale nel coordinamento della documentazione di progetto e nell'organizzazione delle informazioni all'interno di piattaforme EDMS (Electronic Document Management Systems), contribuendo alla produzione di reportistica e dashboard dedicate ai Clienti.Responsabilità principali

- Impostare e presidiare il sistema documentale di commessa, definendo procedure, criteri di codifica, registri documentali, matrici di distribuzione e flussi di verifica e approvazione.
- Gestire la ricezione, registrazione, emissione, distribuzione e archiviazione della documentazione tecnica e amministrativa, assicurando il controllo delle revisioni e degli stati di approvazione.
- Gestire operativamente Oracle Aconex e altre piattaforme documentali, configurando, secondo le autorizzazioni assegnate, workflow, utenti e permessi.
- Monitorare le scadenze documentali e i tempi di risposta, predisponendo solleciti e segnalando tempestivamente ritardi e criticità ai responsabili di commessa.
- Verificare la completezza formale dei documenti e la conformità alle procedure aziendali e ai requisiti documentali del cliente.
- Sviluppare e aggiornare dashboard e report in Power BI, consolidando i dati provenienti da piattaforme documentali, ERP, Excel e altre fonti aziendali.
- Predisporre indicatori relativi ad avanzamento documentale, emissioni previste ed effettive, approvazioni, documenti scaduti e tempi di gestione.
- Supportare la reportistica periodica di commessa, raccogliendo e verificando i dati con Project Manager, Project Controller e responsabili tecnici.
- Inserire, aggiornare ed estrarre dati dai sistemi ERP, verificandone completezza e coerenza con i registri e i report di commessa.
- Curare la raccolta e l’organizzazione della documentazione finale, inclusi as-built, certificazioni, manuali e dossier di consegna, monitorando i documenti mancanti.
- Supportare e formare gli utenti nell’applicazione delle procedure e nell’utilizzo delle piattaforme.
- Individuare e implementare miglioramenti dei flussi documentali e delle attività ricorrenti di reporting.

Capacità e conoscenze richieste

- Autonomia nella gestione documentale di commesse complesse, anche su più progetti contemporaneamente.
- Conoscenza consolidata dei principi di document control: codifica, metadati, versionamento, stati documentali, transmittal, workflow approvativi e tracciabilità.
- Esperienza operativa avanzata con Oracle Aconex e familiarità con altre piattaforme quali Autodesk Construction Cloud, SharePoint, Asite o ProjectWise.
- Buona conoscenza di Power BI, con capacità di creare e modificare dashboard, collegare diverse fonti dati e gestire gli aggiornamenti dei report.
- Conoscenza avanzata di Excel e Power Query, per elaborare, verificare e consolidare dati.
- Esperienza nell’utilizzo di sistemi ERP, con capacità di inserimento, consultazione, estrazione e controllo dei dati di commessa.
- Capacità di definire KPI documentali e trasformare i dati in informazioni chiare e utili ai responsabili di progetto.
- Familiarità con la documentazione di ingegneria e costruzione: elaborati progettuali, RFI, submittal, verbali, certificazioni e documentazione di consegna.
- Conoscenza delle procedure di gestione documentale nell’ambito dei sistemi qualità ISO 9001.

Esperienza e competenze personali

- Almeno 5 anni di esperienza nel document control, preferibilmente in società di ingegneria, Project Management, costruzioni o infrastrutture.
- Precisione, metodo e attenzione alla qualità del dato.
- Capacità di organizzare il lavoro, gestire priorità e rispettare le scadenze.
- Capacità di coordinarsi con clienti, progettisti, imprese e team interni, sollecitando i riscontri e gestendo le criticità con approccio propositivo.

Competenze preferenziali

- Conoscenza di DAX e della modellazione dei dati in Power BI.
- Esperienza con Power Automate e strumenti di automazione dei flussi.
- Familiarità con gli ambienti CDE e i principi di gestione informativa della serie ISO 19650.
- Esperienza nell’avvio di nuove commesse e nella configurazione iniziale dei relativi sistemi documentali.

Chi siamo

LC&Partners; è una società internazionale di consulenza con oltre 20 anni di esperienza, specializzata nella fornitura di servizi di Project & Construction Management e ingegneria integrata nei settori delle infrastrutture, dell’edilizia civile ed industriale, e dell’energia. Attiva in Europa, Medio Oriente, Africa e Asia, ha gestito più di 300 progetti per clienti pubblici e privati in 20 paesi diversi. Grazie ad un team multidisciplinare di professionisti, LC&Partners; offre servizi che spaziano dalle Due Diligence al Design Management, dal Procurement al Portfolio, Program e Project Management, durante l’intero ciclo di vita del Progetto, dallo studio di fattibilità ai collaudi. L’approccio integrato, unito a competenze tecniche e alla conoscenza del mercato locale e dei contesti internazionali, rende LC&Partners; un punto di riferimento per lo sviluppo sostenibile e la realizzazione di progetti complessi.

Retribuzione: €30.000,00 - €35.000,00 all'anno

Agevolazioni:

- Buoni pasto
- Lavoro da casa

Sede di lavoro: Ibrido/da remoto (Milano, Lombardia)

📌 Document Controller (Milano)
🏢 LC&Partners Project Management and Engineering
📍 Milano