Chaberton Professionals, divisione di Chaberton Partners dedicata alla ricerca e selezione di profili di Middle e Top Management, è attualmente alla ricerca di un/a Administrative Assistant da inserire, con contratto a tempo determinato di sei mesi, all’interno della filiale italiana di un primario gruppo multinazionale leader nel settore dei servizi scientifici e di laboratorio con sede a Vimodrone (MI).
Descrizione del ruolo
L'Administrative Assistant supporta le attività amministrative e finanziarie della sede italiana. Il ruolo contribuisce a garantire la corretta fatturazione, la gestione della trasmissione dei dati e la rendicontazione contabile, facilitando l'interfaccia tra l'entità locale e i servizi finanziari accentrati (Shared Service Center) del Gruppo.
La figura garantisce la continuità dei processi amministrativi locali, in particolare quelli legati alla fatturazione e al trasferimento delle informazioni finanziarie tra i sistemi locali e i sistemi di Gruppo.
Responsabilità principali
1. Processo di Fatturazione – D365 e MAGO
- Creare, validare ed emettere fatture di vendita su D365 e MAGO, garantendo la conformità con i requisiti italiani di fatturazione elettronica e le normative B2B.
- Gestire la trasmissione delle fatture (SDI) e la risoluzione di eventuali anomalie/scarti in coordinamento con clienti e stakeholder interni.
- Riconciliare ordini, consegne e fatture per garantire l'accuratezza della fatturazione.
- Monitorare lo stato delle fatture, i pagamenti dei clienti e supportare le attività di recupero crediti in caso di necessità.
- Curare la manutenzione e l'aggiornamento dei dati anagrafici sui sistemi gestionali.
la documentazione e l'amministrazione di gare e ordini sul portale MePA.
- Monitorare ed evadere gli ordini d'acquisto provenienti dalla Pubblica Amministrazione tramite MePA.
- Supportare le attività di audit e predisporre la reportistica dedicata alle attività svolte su MePA.
3. Interfaccia con AX e Shared Service Center
- Predisporre e trasmettere le informazioni necessarie per l'importazione delle fatture in Microsoft Dynamics AX.
- Coordinarsi con i team finance e Shared Services di Gruppo per l'elaborazione dei dati contabili.
- Monitorare e risolvere eventuali problemi di trasmissione, file rifiutati o anomalie di sistema che impattano sull'operatività finanziaria.
4. Continuità dei processi amministrativi
- Presidiare le procedure amministrative ricorrenti legate ai processi locali.
- Assicurare la disponibilità dei documenti finanziari e delle informazioni agli stakeholder interni di riferimento.
- Documentare le procedure operative chiave e garantire un efficace supporto di backup per le attività critiche per il business.
Requisiti e Qualifiche
Formazione:
- Laurea o diploma in Economia, Finanza, Contabilità, Amministrazione Aziendale o discipline equivalenti.
Esperienza professionale:
- Minimo 3 anni di esperienza in ruoli amministrativi, gestione fatturazione, contabilità o Inside Sales Operations.
- Costituirà titolo preferenziale l'esperienza maturata all'interno di realtà internazionali o contesti multi-societari.
Competenze tecniche e dei sistemi:
- Conoscenza pratica dei processi di gestione e fatturazione.
- Conoscenza ed esperienza operativa con il portale MePA.
- Esperienza nell'utilizzo di sistemi ERP (preferibilmente Microsoft Dynamics 365 F&O; e Microsoft Dynamics AX).
- Familiarità con la fatturazione elettronica italiana, preferibilmente tramite il software MAGO (Zucchetti) e gestione flusso SDI.
- Utilizzo avanzato/quotidiano di Microsoft Excel per la gestione ed elaborazione dei dati.
- La conoscenza di strumenti di reportistica e analisi dati (es. Power BI) sarà considerata un plus.
- Attitudine al lavoro su più sistemi e gestione di dati finanziari strutturati.
- Elevata riservatezza nella gestione delle informazioni aziendali confidenziali.
Competenze personali (Soft Skills):
- Eccellenti capacità di comunicazione e collaborazione interfunzionale.
- Resistente attenzione ai dettagli, precisione ed esecuzione accurata dei processi.
- Approccio proattivo nel rilevare e risolvere tempestivamente le criticità.
- Capacità di lavorare in modo efficiente sotto pressione e gestione di priorità multiple.
- Forte senso di responsabilità, orientamento ai risultati ed autonomia operativa.
Competenze linguistiche:
- Italiano: Madrelingua o livello professionale fluente.
- Inglese: Livello minimo B2 (scritto e parlato).
- La conoscenza di un'ulteriore lingua europea costituirà un plus.
Sede di lavoro: Vimodrone (MI)
Tipo di contratto: Tempo Determinato 6 mesi con smartworking
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