Il ruolo

Per una realtà aziendale con sede a Milano, siamo alla ricerca di un/a Office Manager & Personal Assistant che si occupi sia della gestione operativa e organizzativa degli uffici sia del supporto diretto al CEO e al top management.

La figura ricoprirà un ruolo trasversale, rappresentando un punto di riferimento per la Direzione e per l'intera organizzazione. Avrà il compito di garantire il corretto funzionamento delle attività quotidiane, facilitare i processi interni e supportare il management nella gestione degli impegni professionali.

Il ruolo richiede autonomia, capacità organizzative, riservatezza e un approccio proattivo, con la capacità di gestire contemporaneamente attività operative e responsabilità di supporto direzionale.

Principali responsabilità

Office Management & Gestione Operativa

- Coordinare le attività quotidiane dell'ufficio, assicurando efficienza organizzativa e continuità operativa.
- Gestire i rapporti con fornitori esterni, società di manutenzione e servizi generali.
- Supervisionare gli acquisti, gli approvvigionamenti e la gestione dei materiali e delle dotazioni aziendali.
- Monitorare i costi operativi e supportare la gestione del budget relativo all'ufficio.
- Coordinare la gestione delle sale riunioni, l'accoglienza di clienti e ospiti e l'organizzazione degli spazi aziendali.
- Collaborare con le funzioni HR, Finance e IT per le esigenze organizzative e amministrative.
- Supportare l'organizzazione di eventi aziendali, incontri istituzionali e iniziative interne.
- Individuare opportunità di miglioramento dei processi organizzativi.

Personal & Executive Assistance

- Gestire e organizzare l'agenda del CEO e del top management, coordinando appuntamenti, meeting e impegni professionali.
- Pianificare e organizzare trasferte nazionali e internazionali, gestendo prenotazioni, itinerari e aspetti logistici.




- Gestire la corrispondenza e le comunicazioni interne ed esterne, assicurando un corretto flusso delle informazioni.
- Organizzare riunioni, predisponendo documentazione, presentazioni e materiali di supporto.
- Supportare la preparazione di report, documenti e presentazioni destinati al management.
- Coordinare i rapporti con clienti, consulenti, partner e altri interlocutori esterni.
- Monitorare scadenze, attività e follow-up, garantendo il rispetto delle priorità.
- Gestire documentazione e informazioni riservate con la massima discrezione.
- Fornire, ove richiesto, supporto nella gestione di esigenze organizzative e logistiche personali del management, nel rispetto delle responsabilità concordate.

Requisiti

- Esperienza in ruoli di Office Manager, Executive Assistant, Personal Assistant o Assistente di Direzione, preferibilmente con responsabilità trasversali.
- Ottima conoscenza della lingua inglese, sia scritta sia parlata.
- Ottima padronanza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Outlook, Excel, PowerPoint e Teams.
- Esperienza nella gestione di agende complesse, trasferte e attività di coordinamento.
- Familiarità con la gestione di fornitori, servizi generali e processi amministrativi.
- Eccellenti capacità organizzative e di definizione delle priorità.
- Capacità di lavorare in autonomia e di gestire contemporaneamente diverse attività.
- Ottime competenze comunicative e relazionali.

Competenze personali

Il profilo ideale è una persona organizzata, affidabile, discreta e fortemente orientata alla soluzione dei problemi, capace di lavorare con autonomia e flessibilità.

Si distingue per un approccio pratico e intraprendente, per la capacità di anticipare le esigenze del management e per l'attitudine a interfacciarsi con interlocutori di diverso livello, mantenendo sempre professionalità e riservatezza.

Informazioni aggiuntive

Sede di lavoro: Milano

Tipologia di ruolo: Office Management & Executive Support

Retribuzione: 45/50k

📌 Office Manager & Personal Assistant (Milano)
🏢 Taskforce
📍 Milano